Pengolahan Bahan Pustaka dan Pengembangan Koleksi Modul 1-9

Rangkuman
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
PUST-2134











MODUL I
SISTEM INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

I. ORGANISASI INFORMASI
Yang dimaksud dengan Informasi adalah Informasi Rekam yaitu pengetahuan yang dikomunikasikan melalui pelbagai media  rekam. Jika dilihat dari bentuk penyajiannya, informasi rekam dapat dituangkan dalam berbagai bentuk media, yaitu : (1 ) Media cetak biasa,;(2) Media Cetak Mikro, seperti mokrofilm dan mikrofis ; (3) Media pandang.
Dengan berlimpahnya informasi maka semakin sulit untuk memperoleh informasi yang tepat dari sejumlah bahan pustaka tersebut. Oleh karena itudiperlukan adanya pengaturan atau organisasi supaya informasi rekam yang ada dapat ditemukan kembali secara tepat bila ada yang memerlukannya.
Di perpustakaan, organisasi informasi berkisar pada pelbagai kegiatan yang bertujuan supaya setiap bahan pustaka dalam koleksi perpustakaan dapat :
(1) diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil, dan (2) dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan cantuman bibliografi.
Dengan organisasi informasi, perpustakaan membangun sistem informasi untuk menunjang temu kembali informasi dari koleksi bahan pustaka. Untuk itu perpustakaan dapat dipertimbangkan untuk dikatakan sebagai sistem informasi dalam konsep yang mendasar. Kerangka dasar sistem informasi memberikan garis besar yang sederhana, serta menunjukan bagian-bagian utama yang sama pada semua lembaga simpan dan temu kembali informasi, seperti perpustakaan, kearsipan, pusat dokumentasi dan informasi, tanpa memperhatikan tingkat mekanisasi mauoun jenis informasi yang dikelola lembaga-lembaga tersebut.
Dalam sistem informasi terdapat 4 (empat) komponen yaitu : (1) bahan pustaka; (2) susunan koleksi; (3) katalog; (4) pengguna. Di samping empat komponen di atas terdapat dua proses yang terjadi yaitu pengindeksan yang merupakan kegiatn pokok dalam pengaturan bahan pustaka yang ada, serta sistem temu kembali yang dilakukan oleh pengguna untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan..

II. KATALOG PERPUSTAKAAN
Katalog  perpustakaan merupakan sarana temu kembali informasi hasil kegiatan pengindeksan. Setiap entri katalog memuat cantuman bibliografi sebagai sajian ringkas bahan pustaka bahan pustaka di perpustakaan. Selain cabtuman bibliografi pada entri katalog juga terdapat nomor panggil yaitu kode unik, diberikan pada setiap bahan pustaka yang menunjukan tempat/lokasi bahan pustaka itu dalam susunan koleksi.
Tujuan katalog adalah :
1.      Untuk memungkinkan pengguna menemukan bahan pustaka, jika yang diketahui dari bahan pustaka itu adalah : a). Nama pengarang; b). Judul; c) subjek
2.      Untuk menunjukan karya-karya yang dimiliki perpustakaan: a) oleh pengarang tertentu; b) mengenai subjek tertentu; c) dalam jenis (atau bentuk0 literatur tertentu.
3.      Untuk membantu dalam pemilihan buku dari segi : a) edisinya b) karakternya.
Satu perangkat katalog atau satu sistem katalog tersebut memberikan baik pendekatan pengarang, pendekatan judul, maupun pendekatan subjek.
Ada dua macam sistem katalog yaitu :
1. Sistem katalog berkelas, terdiri dari tiga susunan katalog :
a. Katalog berkelas, yaitu katalog subjek yang entri katalognya disusun menurut nomor kelas (notasi) berdasarkan suatu skema klasifikasi
b. Katalog Pengrarang – judul yang entri katalognya disusun berdasarkan abjad nama pengarang dan abjad judul dalam satu urutan
c. Indeks subjek, terdiri dari kata-kata yang disusun menurut abjad dan mengacu ke nomor kelas yang terdapat dalam katalog berkelas.
2. Sistem katalog berabjad. Ada 2 (dua) macam, yaitu :
a.Katalog berabjad terpadu (dictionary catalog) menampilkan entri-entri katalog, masing-masing untuk pengarang, judul, dan subjek, yang disususn dalam satu urutan berabjad.
b. Katalog terbagi (divided catalog), ada 2 (dua) macam pilihan yaitu :
1). Katalog terbagi dua, terdiri dari 2 susunan katalog
2). Katalog terbagi tiga, atau katalog 3 (tiga) dimensi, terdiri dari 3 susunan katalog.
Ada beberapa macam bentuk katalog, yaitu :
1.      Katalog kartu (card catalog) yang menggunakan kartu berukuran 12.5 x  7.5 cm yang disusun dalam laci-laci katalog. Katalog kartu ini bersifat lentur karena entri-entri katalog untuk bahan pustaka baru dapat disisipkan tanpa mengubah susunan yang semula.
2.      Katalog berkas (sheaf catalog) yang juga lentur sifatnya.
3.      Katalog buku (Book catalog), setiap halaman pada katalog buku ini memuat sejumlah entri katalog.
4.      Katalog dalam komputer yaitu OPAC (On-line Public Access Catalog). Katalog ini jelas lentur dapat didekati dari berbagai segi.
Selain katalog, sarana temu kembali yang dapat digunakan adalah susunan buku di rak. Penempatan buku di rak dilakukan dengan cara penempatan relatif untuk buku yang disusun berdasarkan subjek, dan penempatan tetap dimana buku ditempatkan pada rak yang sudah diberi tanda terlebih dahulu.

III. KEBIJAKAN DALAM PENGATALOGAN
Keberhasilan temu kembali bahan pustaka dan kualitas rekaman bibliografi tidak hanya dipengaruhi  oleh standar-standar yang digunakan dalam pengolahan bahan pustaka. Ada faktor-faktor lain yang tidak kalah pentingnya, yaitu :
  1. pencatatan keputusan-keputusan kerja, serta pemeliharaan jajaran dan catatan-catatan itu supaya selalu sesuai dengan keadaan kini;
  2. pengaturan tata kerja yang memudahkan tiap tahap pengolahan bahan pustaka;
  3. pemeliharaan dan penyuntingan sistem katalog secara terus menerus.
Terdapat beberapa kebijakan yang mungkin terjadi di beberapa perpustakaan yaitu :
1. Pengatalogan analitik (analytical cataloging)
Tujuan pengatalogan analitik adalah mengeluarkan bagian bahan pustaka yang akan tersembunyi dalam entri yang dibuat untuk bahan pustaka itu secara keseluruhan.
2. Pengatalogan terbatas (limited cataloging)
Istilah pengatalogan terbatas   digunakan untuk pengurangan  yang diterapkan pada proses pengatalogan.
3. Pengatalogan sentral (centralized cataloging)
Pengatalogan sentral digunakan untuk pengatalogan yang dikerjakan oleh suatu bahan badan di luar perpustakaan. Tujuannya untuk menghindari duplikasi pengatalogan untuk bahan pustaka yang sama.


MODUL 2
PENGATALOGAN

I. SEJARAH PENGATALOGAN
Peraturan pengatalogan sudah sejak lama dibuat. Pada awalnya disusun oleh pustakawan perorangan, yaitu Antonio Panizzi dari British Museum menyusun Rules for Compiling of the Catalogue (1841) dan Charles Ammi Cutter dari Amerika menyusun Rules for a Dictionary Catalogue (1903). Mulai permulaan abad XX, peraturan pengatalogan selalu dibuat oleh sebuah komisi atau panitia khusus, yaitu Library of Congress menerbitkan Rules of Printed Cards (1903 hingga 1930-an) dan Rules for Descriptive Cataloguing (1949). American Library Assosiation mengeluarkan Rules (1908,1941,1949). American Library Assosiation bekerjasama dengan Library Assosiation (Inggris) membentuk “Catalog Code Revision Commitee” sebagai usaha bersama menyusun peraturan katalog. Pada tahun 1967 terbit sebuah pedoman yang berjudul Anglo-American Cataloguing Rules yang dikenal dengan sebutan ACCCR1. Sebagai tindak lanjut ke rah penyeragaman peraturan pengatalogan, pada tahun 1988 terbitlah Anglo-American Cataloguing Rules edisi 2 (ACCR2) yang merupakan revisi dari ACCR1 sebagai hasil kerja sama antara American Library Assosiation, Library Assosiation (Inggris), Library of Congress dan Canadian Library Assosiation.
Kegiatan Pengatalogan adalah proses pembuatan katalog, ynag merupakan kegiatan merekam data bibliografi seperti pengarang, judul, tempat terbit, nama penerbit, jumlah halaman dan lain sebagainya. Untuk itu pengatalog perlu mengenali dengan baik bagian-bagian sebuah buku. Bagian-bagian buku terdiri dari : (1) kulit buku; (2) punggung buku; (3) halaman kosong; (4) halaman judul sungkat (half title); (5) judul seri; (6) halaman judul; (7) halaman balik judul (verso-recto); (8) halaman persembahan (dedication); (9) kata pengantar; (10) daftar isi; (11) pendahuluan; (12) naskah (teks); (13) indeks; (14) bibliografi; (15) glossary; (16) kolofon; (17) Nomor halaman yang terdiri dari angka Romawi kecil dan Angka Arab.

II. PERATURAN PENGATALOGAN
Anglo-American Cataloguing Rules edisi 2 ( ACCR2) digunakan sebagai pedoamn dalam pembuatan katalog dan bisa digunakan untuk semua jenis bahan pustaka. ACCCR2 merupakan perangakat peraturan yang flexible, karena dalam ACCR2 tersedia aturan yang bersifat alternatif dan pilihan.
Tahap-tahap dalam pengatalogan dilakukan dua tahap, yaiut pertama mencatat terlebih dahulu data bibliogradi bahan pustaka bahan pustaka, dan yang kedua menentukan titik akses yang meliputi  penentuan tajuk entri utma, tajuk entri tambahan dan bentuk tajuknya. Demikian halnya struktur peraturan dalam ACCCR2 dibagi atas 2 bagian (part). Bagian pertama (part I) peraturan aturan untuk membuat deskripsi bibliografi (description), dan bagian kedua (part II) peraturan untuk menentukan titik akses (Heading, Uniform Titles, and Reference).
Beberapa ketentuan umum yang dijelaskan dalam ACCR2 yaitu peraturan untuk : (1) sumber informasi; (2) tanda baca; (3) bahasa deskripsi; (4) tingkatan deskripsi; (5) pola deskripsi; (6) singkatan; (7) huruf besar; (8) ketidakakuratan kata-kata.

III. DESKRIPSI BIBLIOGRAFI
Ada 8 daerah deskripsi, yaitu : (1) daerah judul dan keterangan penanggung jawab; (2) daerah edisi; (3) daerah penerbitan; (4) daerah data khusus; (5) daerah deskripsi fisik; (6) daerah seri; (7) daerah catatan; (8) daerah nomor standar (ISBN).
Dalam menentukan setiap daerah ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan di antaranya adalah dalam penulisan serta unsur-unsur yang harus dicantumkan. Unsur-unsur untuk setiap daerah ,meliputi :
1. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab
Terdiri atas unsur-unsur judul sebenarnya, judul lain, (termasuk judul paralel, anak judul) dan pernyataan tanggung jawab.
2. Daerah Edisi
Terdiri atas unsur-unsur edisi dan pernyataan pengarang yang khusus terkait pada edisi tersebut.
3. Daerah Data Khusus
Daerah ini digunakan untuk monograf/buku tercetak, tetapi digunakan untuk penomoran dalam terbitan berseri dan bahan nonbuku lainnya.
4. Daerah penerbitan
Terdiri dari unsur-unsur tempat terbit, nama penerbit, dan tahun terbit.
5. Daerah deskripsi fisik
Terdiri dari unsur-unsur jumlah satuan fisik, pernyataan ilustrasi, ukuran, dan pernyataan bahan tertentu.
6. Daerah seri
Terdiri dari unsur-unsur judul seri, keterangan seri, lainnya, International Standard Serial Number (ISBN), nomor seri.Setiap seri disalin dalam tanda kurung biasa.
7. Daerah Catatan
Meliputi hal-hal yang penting tetapi tidak dapat dinyatakan dalam daerah deskripsi sebelumnya. Pencatatannya dimulai pada paragraf  baru dalam deskripsi bibliografi. Pengatalog bebas dalam menentukan mengenai apa yang dimasukkan dalam daerah catatan.
8. Nomor Standar dan Keterangan Pengadaaan
Terdiri dari Nomor ISBN (International Standard Serial Number) dan harga buku tersebut.


MODUL 3
PENENTUAN TAJUK ENTRI

I. PEMILIHAN TAJUK ENTRI
Yang dimaksud dengan tajuk (heading) adalah salah satu titik akses yang ditambahkan pada cantuman bibliografis. Setiap cantuman memiliki satu titik akses atau lebih untuk menemukan kembali bahan pustaka.
Nama pengarang merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam penyusunan katalog. Istilah pengarang mencakup orang atau badan korporasi yang bertanggungjawab terhadap isi  intelektual suatu karya. Pengarang perorangan termasuk penulis buku fiksi dan nonfiksi, ilustrator, penyadur dan penulis syair, sedangkan badan korporasi meliputi perkumpulan, lembaga, perusahaan dagang, badan sosial, pemerintah, dan konferensi.Orang-orang yang terlibat dalam penulisan buku tetapi bukan termasuk kategori pengarang adalah penerjemah, editor (penyunting), penulis kata pendahuluan, pengumpul karangan, dan pemberi kata sambutan.
            Penyusun katalog perpustakaan didasarkan pada suatu sistem yang menggunakan entri utama dan entri tambahan. Pada umumnya yang dipilih menjadi tajuk entri utama adalah pengarang. Tajuk pengarang diperlukan untuk menyusun katalog pengarang yang memungkinkan temu kembali dilakukan melalui titik pendekatan pengarang. Di samping itu ada kalanya diperlukan titik pendekatan lain yang diberikan melalui tajuk entri tambahan. Peraturan ini dibuat untuk menjaga keseragaman dalam bentuk tajuk entri nama orang dan badan korporasi. Tajuk entri tambahan adalah tajuk entri yang merupakan tambahan pada tajuk entri utama dalam suatu katalog. Tajuk ini dibuat untuk kondisi yang memperkirakan akan adanya pengguna yang mencari suatu karya dalam katalog, tetapi sebagai titik akses digunakan tajuk lain daripada tajuk entri utama yang ditentukan oleh pengatalog untuk karya tersebut.
            Jika dilihat dari jenis kepengarangannya, secara garis besar ada beerapa jenis karya, yaitu: (1) Karya pengarang tunggal; (2) Karya pengarang ganda; (3) Karya redaktur; (4) Karya campuran; (5) Karya anonim.

II. TAJUK NAMA PERORANGAN
Adanya keragaman nama menuntut pembuatan acuan atau penunjukan yang berguna untuk menunjukkan hubungan antarnama yang beragam tersebut. Dalam hal ini ada 2 (dua) cara yang bisa ditempuh, yaitu berdasarkan prinsip no-conflict atau berdasarkan prinsip tajuk seragam. Gunanya penunjukan adalah untuk mengarahkan pembaca kepada tajuk entri utama yang digunakan dalam suatu katalog. Ada 2 (dua) tanda penunjukan, yaitu tanda x digunakan untuk penunjukan lihat dan tanda xx untuk lihat juga dengan memberikan bentuk tajuk penunjukan.
            Dalam penetapan tajuk terdapat 3 (tiga) ketentuan yang perlu diperhatikan, yaitu yang berkaitan dengan (1) pemilihan nama; (2) bentuk tajuk; (3) kata utama.
            Tajuk nama bagi seorang pengarang, penerjemah, penyadur, dan sebagainya ditentukan pada nama yang paling dikenal. Nama yang paling dikenal dapat dipilih dari jenis nama berikut ini: (1) Nama sebenarnya; (2) Nama samaran; (3) Gelar; (4) Nama panggilan; (5) Jenis nama lainnya.
            Menentukan bentuki tajuk adalah mencatat nama pengarang dalam sebuah tajuk. Pekerjaan ini meliputi penentuan kata utama nama pengarang dan bagian-bagian nama lainnya yang perlu dicatat dalam tajuk. Pada dasarnya menentukan kata utama nama pengarang ini berkaitan dengan sestem nama dan kebudayaan suku bangsa yang bersangkutan. Kata utama adalah bagian nama yang harus didahukukan dalam tauk entri. Memilih bentuk nama yang akan dijadikan tajuk entri tujuannya adalah untuk mencapai keseragaman dalam pencatatan tajuk entri.
            Nama tunggal ialah nama yang terdiri dari satu nama saja. Untuk membedakan dua pengarang yang namanya sama, perlu dicari dan ditambahkan unsur pembeda. Mula-mula disebutkan tahun kelahiran dan/atau tahun kematian. Bila ini tidak diperoleh, dicari gelar, atau unsur lainnya. Kebiasaan memakai nama tunggal ini tidak terdapat di Barat, karena di sana orang memiliki nama keluarga dan nama diri. Dalam membentuk tajuk perorangan, bagian tajuk yang menjadi kata utama dipisahkan dengan tanda koma dari bagian nama lainnya. Demikian pula pembentukan tajuk nama Cina. Dalam hal ini, kata utama ialah nama keluarga yang merupakan bagian pertama daripada nama. Bagi tajuk perorangan yang disertai gelar yang menunjukkan kekuasaan atas suatu wilayah atau gelar keturunan, bagian tajuk yang menjadi kata utama dipisahkan dengan tanda koma dari sebutan yang menunjukkan kekuasaan.
III. TAJUK ENTRI NAMA BADAN KORPORASI
Banyak hasil karya cetak dan karya rekam yang kepengarangannya berupa badan atau lembaga yang dalam pengatalogan dikenal dengan istilah badan korporasi. Badan korporasi meliputi perkumpulan, lembaga, perusahaan dagang,badan sosial pemerintah dan konferensi. Tajuk nama badan korporasi ditentukan pada badan induk atau pada nama pemerintahnya.
            Dalam penentuan tajuk nama Badan Korporasi, tidak semua Badan Korporasi sebagai tajuk entri utama. Hal ini tergantung dari isi karya tersebut. Ada bebrapa kategori dalam penentuan tajuk entri utama pada badan korporasi. Apabila suatu karya disusun oleh atau berasal dari suatu badan korporasi tetapi tidak tergolong salah satu kategori yang telah ditetapkan, maka entri utama untuk bahan pustaka tersebut adalah (1) Sesuai dengan peraturan untuk karua perorangan, jika adapengarang perorangan; (2) Jika tidak merupakan karya perorangan, entri utama adalah di bawah judul. Apabila diragukan, maka bahan pustaka tersebut diperlakukan sebagai karya yang bukan karya badan korporasi. Entri utama karya tersebut adalah di bawah judul, sedangkan untuk badan-badan yang disebut dengan jelas pada sumber informasi utama dibuatkan entri tambahan.         Seperti dalam hal penentuan bentuk tajuk nama pengarang perorangan, dalam AACR2 juga terdapat ketentuan dalam pemilihan bentuk tajuk nama badan korporasi yang bersifat umum dan khusus.


MODUL 4
PENGINDEKSAN SUBJEK

I. ANALISIS SUBJEK
            Pengindeksan subjek adalah kegiatan melakukan identifikasi tentang subjek atau pokok persoalan yang dibahas dalam suatu bahan pustaka. Dalam pengertian umum orang menyebut pengindeksan subjek dengan istilah klasifikasi. Klasifikasi merupakan bagian kegiatan manusia yang membantu manusia menyusun pikiran dan kesan yang semula tidak teratur menjadi teratur.
            Klasifikasi di perpustakaan juga dimaksudkan untuk memudahkan masyarakat pemakai dalam memilih dan mendapatkan buku-buku yang diperlukan secara cepat dan tepat. Dalam melakukan klasifikasi bahan pustaka, tahap pertama yang harus dilakukan adalah melakukan analisis subjek yaitu untuk mengetahui mengenai apa atau tentang apa bahan pustaka tersebut. Kegiatan analisis subjek ini merupakan hal yang sangat penting dan memerlukan kemampuan intelektual, karena disinilah ditentukan pada subjek apa suatu bahan pustaka ditempatkan. Untuk melaksanakan kegiatan analisis subjek ini ada dua hal yang perlu dikenali atau dipahami tentang suatu bahan pustaka, yaitu jenis konsep dan jenis subjek.
Ada tiga jenis konsep yaitu:
1.            Disiplin ilmu yang terdiri displin fundamental dan sub-displin
2.      Fenomena, yang menjadi fenomena dapat dibedakan dalam dua kategori, yaitu: (1)  objek konkret, dan (2) objek abstrak.
Fenomena merupakan perwujudan faset-(faset) displin terkait. Karena itu terhadap fenomena perlu diadakan analisis faset. Menurut Ranganathan ada 5 (lima) faset mendasar yang dikenal dengan akronim PMEST, yaitu:
P     =  Personality (wujud, meliputi jenis, produk, atau tujuan)
M    =  Matter (bahan atau material)
E     =  Energy (kegiatan atau masalah)
S     =  Space (tempat geografis)
T     =  Time (waktu)
3.      Bentuk
Bentuk ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Dalam hal ini ada tiga jenis konsep bentuk, yaitu: (1) bentuk fisik, (2) bentuk penyajian, (3) bentuk intelektual.
Dalam kegiatan analisis subjek, secara umum bahan pustaka terbagi dalam bermacam-macam jenis subjek. Secara umum yang dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) kelompok, yaitu (1) subjek dasar, (2) subjek sederhana, (3) subjek majemuk, (4) subjek kompleks.
            Dalam subjek kompleks terdapat 4 fase yaitu: (1) fase bias, 9@) fase pengaruh, (3) fase alat, (4) fase perbandingan.
            Untuk menterjemahkan hasil analisis subjek kompleks ke dalam bahasa indeks, adakalanya sistem bahasa indeks tersebut dapat menampung subjek yang kompleks tersebut, misalnya sistem klasifikasi UDC (Universal Decimal Classification), tetapi ada juga sistem bahasa indeks yang harus memilih salah satu dari beberapa subjek tersebut, misalnya pada bagian klasifikasi DDC ( Dewey Decimal Classification).
            Dengan mengenali jenis subjek dan jenis konsep di atas, maka dalam menentukan suatu bahan pustaka dapat diperoleh suatu urutan yang tertentu, yaitu: DISIPLIN ILMU/FENOMENA/BENTUK.
            Kegiatan selanjutnya adalah subjek tersebut diterjemahkan ke dalam suatu kode atau bahasa indeks tertentu. Bahasa indeks merupakan bahasa terawasi (controlled langue), sedangkan hasil dari analisis subjek disebut dengan bahasa alamiah (natural langue). Kegiatan menerjemahkan ini merupakan deskripsi indeks untuk bahan pustaka tersebut. Ada beberapa sistem bahasa indeks, yaitu (1) Daftar tajuk subjek, (2) Thesaurus, (3) Skema klasifikasi.

II. KLASIFIKASI BAHAN PUSTAKA
Klasifikasi adalah proses pengelompokan yaitu mengumpulkan benda yang sama serta memisahkan benda yang tidak sama. Suatu bahan pustaka dapat memiliki beberapa ciri, di antaranya adalah kepengarangan, bentuk fisik, dan subjek. Setiap bahan pustaka dapat dikelompokkan pada setiap ciri tersebut. Pada dasarnya dikenal dua macam klasifikasi, yaitu: (1) klasifikasi artifisial, dan (2) klasifikasi fundamental.
            Klasifikasi berfungsi ganda yaitu: (1) sebagai sarana penyusunan buku di rak (2) sebagai sarana penyusunan entri bibliografi dalam katalog tercetak, bibliografi, dan indeks dalam tata susunan sistematis. Tujuan klsifikasi di antaranya adalah (1) menghasilkan urutan yang bermanfaat, (2) penempatan yang tepat, (3) penyusunan mekanis, (4) tambahan dokumen baru, (5) penarikan dokumen di rak.
            Ciri-ciri klasifikasi yang baik adalah (1) bersifat universal, (2) pembagian kelasnya logis dan konsisten, (3) flexible, (4) mempunyai notasi yang sederhana, (5) sistematis, (6) mempunyai indeks, (7) mempunyai badan pengawas.
            Sistem klasifikasi yang kita kenal di antaranya adalah: (1) Library Congress Classification (LCC), (2) Dewey Decimal Classification (DDC), (3) Universal Decimal Classification ( UDC).


MODUL 5
KLASIFIKASI BAHAN PUSTAKA
1. SISTEM KLASIFIKASI DDC
DDC merupakan karya Melvil Dewey seorang warga negara Amerika Serikat. DDC merupakan bagan klasifikasi yang banyak dipakai di dunia termasuk di Indonesia. Edisi pertama merupakan inovasi yang menampilkan dua ciri baru yaitu: (1) penempatan felatif yang menggantikan penempatan tetap; (2) indeks felatif, yang diperlukan setelah skema yang bersifat enumeratif memuat sejumlah besar subjek yang terdaftar. Sampai saat ini sudah terbit edisi ke-22 tahun 2003.
            DDC merupakan bagan klasifikasi yang menganut prinsip desimal untuk membagi semua bidang ilmu pengetahuan. Sebuah bagan klasifikasi enumerated seperti DDC terdiri dari unsur notasi dan formulasi subjek yang merupakan terjemahan dari notasi tersebut. DDC mengunakan notasi murni berdasarkan angka Arab. seluruh ilmu pengetahuan dibagi ke dalam 9 kelas utama, yang diberi kode/lambang/notasi 100 sampai 900. Di samping itu terdapat kelas ke-10 yaitu untuk karya umum yang diberi notasi 000. suatu notasi DDC sekurang-kurangnya terdiri dari 3 digit, sehingga harus menambahkan nol agar terbentuk bilangan basis tiga digit. Untuk membagi kel;as utama digunakan prinsip desimal. Setiap kelas utama dibagi lagi secara desimal menjadi 10 subklas (divisi). Selanjutnya setiap subklas dapat dirinci menjadi 10 seksi.
            Selain bagan lengkap, DDC mempunyai 6 buah tabel pembantu (auxiliary Table), yaitu (1) tabel 1. Sub-divisi standar; (2) Tabel 2. Wilayah, (3) Tabel 3. Subdivisi untuk sastra; (4) Tabel 4. Sub-divisi bahasa, (5) Tabel 5. Ras, Bangsa, Kelompok etnis, (6) Tabel 6. Bahasa.
            DDC memiliki indeks yang berfungsi untuk:
1. menunjukkan semua topik-topik yang tersusun secara sestematik dalam bagan klasifikasi.
2. menunjukkan semua aspek yang berhubungan dari satu subjek yang tersebar dalam bagan klasifikasi.
Kelestarian DDC dapat mencapai umur lebih dari satu abad, karena adanya badan atau lembaga yang selalu mengawasi dan mengadakan peninjauan terhadap penerbitannya.
            Di samping melakukan pengawasan, lembaga tersebut menerbitkan Dewey Decinal Classification Additions, Notes and Decisions (DC &) yang memuat tambahan atau perluasan dan catatan yang telah disetujui oleh komisi pengawas DDC. Tambahan, perluasan atau catatan tersebut adakalanya datang dati usul pemakai DDC atau dari komisi pengawas DDC sendiri.

II.MENGENAL BAGAN KLASIFIKASI DDC
            Untuk dapat melakukan proses klasifikasi dengan baik, maka perlu mengenal terlebih dahulu sistem dan bagan klasifikasinya. Untuk itu Anda diharapkan dapat menghafal sedikitnya kelas utama dari DDC. Di samping itu notasi-notasi divisi harus benar-benar dikenali pula dengan baik.
            Untuk melakukan klasifikasi perlu dilakukan latihan-latihan agar dapat lebih memahami notasi-notasi yang ada dalam bagan tersebut. Untuk itu langkah pertama harus memahami terlebih dahulu ringkasan pertama yaitu pembagian kelas utama, kemudian ringkasan kedua, dan selanjutnya ringkasan ketiga berikut hubungan-hubungan.


MODUL 6
PROSES KLASIFIKASI BAHAN PUSTAKA

I. PENENTUAN NOTASI
A. PENENTUAN SUBJEK
Dalam upaya menentukan suatu subjek yang terkandung dalam buku, maka perlu dilakukan penelaahan terlebih dahulu terhadap isi buku. Hal ini bisa dilakukan melalui sumber informasi berikut ini :
1.      Halaman Judul Buku
2.      Daftar Isi
3.      Jaket Buku
4.      Kata pengantar atau pendahuluan
5.      Isi buku (sebagian atau seluruhnya
6.      Daftar Pustaka atau Bibliografi
7.      Sumber lain seperti bibliografi, katalog dalam terbitan
8.      Konsultasi pakar
B. PENENTUAN NOTASI
Apabila subjek sebuah buku sudah diketahui berdasarkan analisis subjek, langkah selanjutnya adalah menentukan notasi klasifikasinya berdasarkan bagan klasifikasi ( Bagan Klasifikasi DDC). Dalam menentukan notasi klasifikasi sebuah buku ada beberapa pendekatan yang bisa dilakukan yaitu dengan melakukan pendekatan langsung ke bagan klasifikasi  atau melalui penelusuran indeks.
Dalam penentuan notasi  mungkin perlu dipertimbangkan apkah selain notasi dasar diperlukan juga penggunaan notasi-notasi tambahan, misalnya dalam bentuk penyajian, penambahan wilayah, dan sebagainya dengan menggunakan tabel tambahan yang disediakan dalam sistem klasifikasi DDC.

II. PENGGABUNGAN NOTASI DDC
Bagan klasifikasi dari Melvil Dewey selain menyediakan notasi siap pakai, tersedia juga fasilitas untuk mengadakan pembentukan notasi. Untuk itu, DDC mempunyai 6 Tabel Tambahan (Auxiliary Tables) yang terdiri dari :
1.      Tabel Subdivisi Standar (Standar Subdivision)
2.      Tabel Wilayah (Area)
3.      Tabel Subdivisi Sastra ( Subdivision of Individual literatures)
4.      Tabel Subdivisi Bahasa ( Subdivision of Individual languages)
5.      Tabel Ras, Etnik, Kebangsaan ( Racing, Ethnic, National Groups)
6.      Tabel Bahasa ( Languages )
Penggunaan tabel ini tidak pernah berdiri sendiri, melainkan hatus bersama-sama dengan bagan klasifikasi (schedules), yaitu digabung dengan notasi dasar subjek.
Di samping penggabungan tabel-tabel tambahan, dimungkinkan pula melakukan penggabungan notasi dasar.


MODUL 7
PENENTUAN TAJUK SUBJEK
I. TAJUK SUBJEK
            Dalam menentukan tajuk subjek pengatalog diharapkan dapat ekerja secara taat asas supaya daengan kandungan informasi yang sama dapat diperoleh tajuk subjek yang sama pula. Untuk itu pengatalog perlu berpegang pada urutan kata-kata ( sintaksis) yang digunakan dalam penentuan tajuk subjek.
            Urutan kombinasi untuk disiplin (subjek dasar) fenomena dan bentuk adalah urutan kombinasi yang umum dan bisa digunakan sebagai pedoman baik untuk penentuan notasi klasifikasi maupun untuk penentuan tajuk subjek.
            Ada bebrapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Tajuk Subjek, yaitu sebagai berikut:
  1. untuk memenuhi keperluan pembaca.
  2. satu istilah untuk semua.
  3. penggunaan istilah yang biasa digunakan.
  4. penggunaan istilah yang spesifik.
  5. jumlah tajuk subjek untuk setiap buku.
  6. penggunaan penunjukan.
Jika dilihat dari tata bahasanya, terdapat beberapa bentuk tajuk subjek, yaitu:
  1. Tajuk tunggal
  2. Tajuk ganda
  3. Tajuk dengan subdivisi.

II. MENGENAL DAFTAR TAJUK SUBJEK
            Kita dapat menetapkan tajuk subjek dengan pedoman umum tajuk subjek atau dengan menggunakan suatu daftar subjek yang telah ada.
            Library of Congress Subject Headings merupakan daftar tajuk subjek yang tertua yang sengaja dicancang khusus untuk Library Congres, tetapi tidak menutup kemungkinan untuk digunakan perpustakaan lain yang koleksinya sudah sedemikian besar. Struktur tajuk subjek terdiri dari tajuk ajektif, tajuk frasa, dan tajuk dengan subdivisi. Nama perorangan dan nama geografis dapat digunakan sebagai tajuk subjek. Semua tajuk yang digunakan tercetak tebal. Dalam daftar tajuk subjek ini tercatat “scope notes” dan penunjukan silang.
            Sear’s List of Subject Headings sengaja dirancang untuk perpustakaan yang koleksinya kecil sampai sedang. Daftar tajuk subjek ini lebih dikenal di kalangan perpustakaan di Indonesia. Untuk penampilan daftar tajuk subjek ini telah diadakan penyesuaian dengan Library of Subject Headings baik dalam variasi tajuk, karakteristik dan format serta penggunaan “scope notes”, tetapi jumlah tajuk subjek tetap jauh lebih kecil.
            Daftar Tajuk Perpustakaan Nasional merupakan daftar tajuk subjek dalam bahasa Indonesia yang tertua. Pola dasar daftar tajuk subjek ini banyak diwarnai oleh dasar-dasar daftar tajuk subjek baik Library of Congress maupun Sear’s List, baik variasi tajuk subjek, penggunaan “Scope Notes” maupun penunjukan-penunjukan silang. Simbol-simbol yang digunakan dalam daftar tajuk subjek ini menggunakan simbol yang terdapat dalam tesaurus. Universitas Indonesia telah memperkaya khasanah dalam pembuatan daftar tajuk subjek dengan menerbitkan Daftar Tajuk Subjek Universitas Indonesia (DTSUI). DTSUI ini disusun berdasarkan pada Daftar Tajuk Subjek yang telah ada, yaitu Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan (DTSP) edisi-4 1994 yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI dan Sears List of Subject Headings, 16th ed., 1997 oleh The H.W. Wilson.

III. PENYUSUNAN INDEKS SUBJEK DALAM KATALOG KLASIFIKASI
            Ada dua macam susunan katalog subjek yaitu katalog yang disusun berdasarkan subjek verbal, dan susunan katalog berdasarkan nomor klasifikasi.
            Salah satu kendala dalam pemanfaatan katalog yang susunannya berdasarkan nomor klasifikasi adalah jika pengguna tidak memahami sestem klasifikasi yang digunakan. Oleh karena itu susunan katalog klasifikasi harus dilengkapi dengan susunan indeks subjek yang mengacu pada notasi klasifikasi.
            Tujuan pembuatan indeks subjek adalah untuk membantu pengguna dalam menelusur infomasi melalui katalog berkelas. Adapun langkah-l;angkah pembuatan indeks subjek adalah sebagai berikut.
            Melakukan analisis terhadap struktur notasi, dimulai dari angka yang mempunyai cakupan subjek lebih umum secara berjenjang sampai angka yang paling spesifik. Masing-masing langkah diberi istilah subjek.
            Munyusun indeks subjek dengan menggunakan istilah-istilah yang digunakan dalam langkah analisis, yang disusun secara terbalik dimulai dari istilah yang paling spesifik sampai istilah yang mempunyai cakupan paling luas.
            Setiap rangkaian indeks yang mengacu pada notasi klasifikasi itu dibuat dalam satu kartu tersendiri.
            Setiap rangkaian indeks subjek hanya dibuat satu kali sekal;ipun buku dengan subjek yang sama jumlahnya banyak.
            Dalam susunan indeks subjek tidak diperlukan penunjukan-penunjukan silang. Sebagai gantinya setiap sinonim yang diangap perlu dibuatkan rankaian tersendiri.
            Kartu-kartu indeks subjek disusun secara abjad.


MODUL 8
PENGELOLAAN SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI

1. PENGOLAHAN FISIK BUKU
            Semua kegiatan yang menyangkut pengolahan buku adalah untuk mempermudah sistem penyimpanan dan pengambilan kembali buku baik bagi pemakai perpustakaan maupun bagi pustakawan. Pengolahan buku meliputi pembuatan wakil ringkas buku seperti katalog dan pengolahan fisik buku.
            Nomor panggil merupakan tanda buku yang menunjukkan tempat penyimpanan suatu buku di rak dan skaligus untuk membedakan dari buku-buku lainnya di perpustakaan. Penentuan simbol nomor panggil tergantung dari sistem penyimpanan buku di rak. Beberapa komponen dalam menentukan simbol nomor panggil adalah nomor kelas baik nomor DDC, UDC, atau LCC tergantung sistem klasifikasi yang dipakai, dan nomor buku.
            Ada dua sistem pembuatan nomor buku, yaitu (1) menggunakan Tabel Cutter, (2) menggunakan tiga huruf pertama tajuk entri utama. Dan sebagai unsur pembeda selanjutnya adalah tanda judul dan tanda kopi serta jilid. Untuk membedakan jenis lokasi ataupun jenis koleksi, seperti untuk koleksi referens bisa ditambahkan R di atas nomor panggil yang telah ditetapkan.
            Pengolahan fisik buku meliputi slip tanggal kembali, kantong buku, dan kartu buku. Perlengkapan ini diperlukan untuk ketertiban dan kelancaran administrasi peminjaman buku. Dalam menyiapkan perlengkapan fisik buku, perlu diketahui terlebih dahulu sistem peminjaman yang diterapkan pada perpustakaan tersebut. Selain untuk kepentingan administrasi peminjaman, kartu buku dan slip tanggal kembali bisa digunakan untuk melakukan evaluasi koleksi perpustakaan misalnya untuk mengetahui keterpakaian koleksi.
            Kegiatan selanjutnya adalah pengerakan buku, yang disusun berdasarkan nomor panggil. Untuk memberitahukan pengguna akan buku baru, perlu dilakukan display buku terlebih dahulu.

II. TEKNIK PEMBUATAN KATALOG
            Kegiatan pengindeksan yang dilakukan di perpustakaan menghasilkan sarana temu kembali yang berupa (1) susunan koleksi bahan pustaka, dan (2) katalog perpustakaan sebagai wakil ringkas koleksi bahan pustaka.
            Tujuan utama katalog perpustakaan ialah membantu pengguna perpustakaan untuk memperoleh bahan pustaka seefisien mungkin. Dengan berkembangnya aplikasi teknologi informasi, penggunaan komputer kini mampu membuat katalog dan dapat dimutahirkan secara terus-menerus, serta mampu menyusun  katalog dari sejumlah data bibliografis. Untuk keperluan katalogisasi berbasis komputer, khususnya untuk pertukaran data bibliografis, kini telah berkembang.
MARC (Machine Readable Catalogue). Kemajuan teknologi telah mengubah tujuan dan fungsi katalog menjadi lebih lengkap daripada sebelumnya.
            Teknik pengetikan kartu katalog mengikuti pola-pola yang telah diterapkan baik format, maupun penggunaan punktuasi. Sedangkan jumlah penggandaan kartu katalog tergantung keadaan buku dan kebijakan perpustakaan setempat, serta sistem katalog yang digunakan perpustakaan. Untuk sistem katalog berkelas, selain dibuatkan kartu tambahan untuk judul, subjek, pengarang lain, dibuatkan juga katalog yang disusun berdasarkan nomor klasifikasi, indeks subjek dan entri tambahan lainnya yang diperlukan, seperti shelflist. Kartu tambahan shelflist unsur-unsurnya hampir sama dengan kartu utama.
            Untuk katalog dalam bentuk OPAC penggandaan katalog tidak perlu dilakukan. Pustakawan hanya memutuskan macam pendekatan yang akan dibuat. Pendekatan melalui komputer akan lebih banyak jika dibandingkan dengan katalog kartu. Untuk itu perlu ditentukan terlebih dahulu data bibliografi yang perlu diindeks sehingga pada waktu penelusuran semua kebutuhan pengguna bisa diketahui.

III. SISTEM PENJAJARAN KATALOG
            Ada dua macam sistem katalog, yaitu (1) katalog berabjad, yang terdiri dari katalog berabjad terpadu (dictionary catalog) dan katalog terbagi. (divided catalog); (2) katalog berkelas, terdiri dari 3 susunan katalog, yaitu katalog subjek berkelas, katalog engarang – judul, dan indeks subjek. Penyusunan katalog harus didasarkan pada aturan ssesuai dengan tuntutan katalog sebagai sarana temu kembali. Sistem penjajaran harus dapat menjamin konsistensi, sehingga pembaca tidak dibuat bingung dalam melakukan penelusuran.
            Pada prinsipnya ada dua sistem penjajaran, yaitu kata demi kata dan huruf demi huruf. Pada penjajaran kata demi kata formasi kata menentukan, kata yang lebih pendek mendahului kata yang lebih panjang, bila terdapat persamaan huruf sejak di permulaan kata. Pada penjajaran huruf demi huruf yang diperhatikan adalah huruf demi huruf tanpa melihat formasi kata, artinya ruang kosong antara dua kata tidak diperhitungkan.
            Peraturan penjajaran pertama kali dibuat oleh Charles Ammi Cutter, kemudian diikuti oleh American Library Association (ALA) dan Library of Congress (LC). Peraturan yang dibuat Cutter ini pada dasarnya adalah penjajaran menurut abjad. ALA Filing Rules (1942) merupakan rangkuman terhadap berbagai peraturan penjajaran yang ada pada waktu itu. Di samping itu LC  juga membuat peraturan yang sengaja dibuat untuk keperluan LC yaitu Filing Rules for the Dictionary Catalog of the Library or Congress (1956).
            Di Indonesia sampai saat ini belum ada peraturan yang standar untuk melakukan penjajaran katalog. Dalam hal ini kita dapat menggunakan peraturan penjajaran yang disusun L.K. Somadikarta berjudul “Dasar-dasar susunan menurut abjad”, yang didasari dari peraturan ALA dan beberapa peraturan lainnya. Prinsip peraturan ini pada dasarnya adalah kata demi kata, tidak mengabaikan punktuasi dan kata depan pada permulaan kata pertama dengan beberapa perkecualian, serta beberapa ketentuan lainnya.
            Dengan adanya komputer, maka pengabjadan katalog bisa dibantu dengan komputer. Meskipun demikian perlu diketahui bahwa sesungguhnya komputer mempunyai banyak keterbatasan dalam membuat susunan berdasarkan abjad atau nomor urut. Komputer sesungguhnya hanya melakukan pengabjadan secara otomatis, sehingga perlu melakukan penyesuaian seperlunya agar tujuan dibuatnya susunan berabjad dapat dicapai.
            Untuk itu suatu prinsip yang sama untuk semua program komputer adalah bahwa bagaimanapun canggihnya suatu sistem komputer dalam mengabjad tetap perlu intervensi manusia untuk mendapatkan hasil pengabjadan yang baik dan benar. Hal ini terutama karena cukup banyak terdapat perkecualian dalam prinsip mengabjad.


MODUL 9
SISTEM OTOMASI DI PERPUSTAKAAN
I. SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN
            Yang dimaksud dengan sistem otomasi perpustakaan secara sederhana adalah “menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu”.
            Sistem otomasi perpustakaan, sebagaimana sistem otomasi pada umumnya, secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen . komponen itu adalah (1) hardware, (2) software, (3) data atau database dan juga penting dibahas disini adalah komponen (4) sumber daya manusia (SDM).
            Sistem otomasi perppustakaan yang baik diharapkan akan bermanfaat bukan saja bagi petugas perpustakaan, namun lebih penting lagi akan bermanfaat untuk kemudahan dan kenyamanan bagi para pengguna perpustakaan.
            Sistem otomasi perpustakaan dapat dilakukan pada semua bidang kegiatan di perpustakaan, mulai dari bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan bahan pustaka dan terutama sistem otomasi dapat dilakukan pada bagian-bagian yang berhubungan dengan layanan kepada pengguna perpustakaan.

II. DATABASE PADA SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN
            Database dalam konteks sistem otomasi perpustakaan adalah kumpulan data bibliografi atau data mengenai pengguna secara terstruktur dan saling berkaitan. Contoh database di perpustakaan adalah database koleksi buku atau database koleksi majalah yang dimiliki oleh perpustakaan. Dapat juga berupa kumpulan data pengguna anggota perpustakaan atau database anggota perpustakaan atau database petugas perpustakaan. Unsur database adalah cantuman atau record. Jadi database terdiri atas kumpulan cantuman. Satu cantuman terdiri atas beberapa ruas atau field. Setiap ruas dapat terdiri atas sub-ruas. Dalam ruas atau sub-ruas inilah data bibliografi diketikkan pada komputer.
            Untuk membuat database diperlukan software aplikasi yang dapat membuat database. Salah satu aplikasi untuk membuat database yang banyak digunakan perpustakaan di Indonesia adalah CDS/ISIS versi Windows atau lebih dikenal dengan nama Winisis. Winisis dibuat oleh UNESCO dan dibagikan secara gratis ke seluruh dunia, terutama ke negara berkembang. Wisinis dapat mengolah database berupa teks dan multimedia.
            Untuk merancang database di perpustakaan, misalnya untuk database koleksi buku atau majalah atau jurnal di perpustakaan, diperlukan standar format pengkodean ruas dan sub-ruas apabila diperlukan. Perpustakaan Indonesia biasa menggunakan INDOMARC sebagai standar penulisan format data bibliografi untuk sistem otomasi. Selain INDOMARC, dikenal pula Dublin Core, sebagai standar pembuatan ruas-ruas dalam mendata untuk pepustakaan digital atau digital library. Dublin Core lebih sederhana dibandingkan INDOMARC.





MODUL I
RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Tujuan utama dari perpustakaan dan unit informasi lainnya adalah untuk membantu dalam transfer informasi dan pengembangan pengetahuan.
Transfer informasi dapat digambarkan sebagai proses kegiatan yang berkesinambungan, terdiri dari 9 komponen :
1. identifikasi
2. seleksi
3. pengadaan
4. organisasi
5. pengolahan
6. penyimpanan
7. interprestasi
8. pemanfaatan
9. penyebaran

A. KOLEKSI PERPUSTAKAAN
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikmpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka.
Bahan pustaka dikelompokkan dalam dua bentuk:
1. Tercetak
a. Buku
b. Bukan buku (peta, gambar,brosur)
2. Tidak tercetak
a. Rekaman gambar
b. Rekaman suara
c. Rekaman data/magnetic
Ragam koleksi yang harus tersedia dalam perpustakaan :
1. koleksi rujukan
Koleksi rujukan adalah merupakan tulang pnggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk informasi ditemukan dalam koleksi rujukan seperti fakta, data.
2. bahan ajar
Bertujuan dan berfungsi untuk memenuhi kebutuhan kurikulum.
3. terbitan berseri
koleksi ini adalah untuk melengkapi koleksi yang tidak terdapat dalam bahan ajar dan rujukan.
4. terbitan pemerintah
berbagai terbitan pemerintah seperti lembaga Negara, himpunan peraturan Negara sering dimanfaatkan para pemakai perpustakaan.
5. muatan lokal
muatan lokal, meliputi koleksi lokal dan literatur kelabu. Literature kelabu antara lain seperti skripsi, tesis, makalah seminar,laporan penelitian, publikasi internal dan lain sebagainya
6. bahan bacaan untuk rekreasi intelektual
B. PENGEMBANGAN KOLEKSI
Pengembangan koleksi adalh suatu proses kegiatan yang mencakup sebuah kegiatan yang menyangkut dengan pengembangan koleksi perpustakaan.

Menurut Evans (2000) pengembangan koleksi terdiri dari 6 komponen kegiatan :
1. Analisis masyarakat (pengguna)
2. Kebijakan seleksi.
3. Seleksi.
4. Pengadaan.
5. Penyiangan.
6. Evaluasi.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2005) pengembangan koleksi terdiri dari:
1. Menentukan kebijakan umum Pengembangan Koleksi.
kebijakan umum Pengembangan Koleksi didasari pada asas:
a. Kerelevanan
b. Berorientasi pada kebutuhan pengguna
c. Kelengkapan
d. Kemutakhiran
e. Kerjasama
2. menentukan kewenangan , tugas, dan tanggung jawab semua unsure yang terlibat dalam Pengembangan Koleksi.
Setiap Perpustakaan membuat struktur organisasi yang paling sedikit terdiri dari :
a. Kepala
b. Bagian Administrasi
c. Bagian Layanan Teknis
d. Bagian Layanan Pengguna
3. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna.
4. Memilih dan mengadakan bahan pustaka.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan alat Bantu sebagai berikut :
a. Katalog penerbit
b. Bibliografi
c. Tinjauan dan resensi
d. Pangkalan data perpustakaan lain
e. Sumber-sumber lain dari internet.
f. Silabus mata kuliah
5. Merawat bahan Pustaka.
6. Menyiangi bahan pustaka.
7. Mengevaluasi koleksi.

MENGENAL JENIS PERPUSTAKAAN DAN JENIS BAHAN PUSTAKA

Perpustakaan adalah koleksi bahan :
1. Yang diatur supaya kelompok pengguna menjadi target perpustakaan dapat mendekati koleksi bahan tersebut dari berbagai segi.
2. yang dikelola oleh staf terlatih dan dapat memberikan berbagai jasa dan program yang berkaitan dengan kebutuhan informasi.

A. TUJUAN DAN JENIS PERPUSTAKAAN
Tujuan atau fungsi perpustakaan adalah :
1. Menunjang program penelitian dan pendidikan
2. Memenuhi kebutuhan akan informasi
3. Memenuhi kebutuhan sosial
4. Memenuhi kebutuhan kultural
5. Memenuhi kebutuhan akan rekreasi
6. berfungsi sebagai perpustakaan deposit
Jenis perpustakaan :
1. Perpustakaan Umum
Ialah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dan dan melayani masyarakat dari berbagai lapisan dan mempunyai tujuan sebagai sarana :
a. Pendidikan
b. Informasi
c. Kebudayaan
d. Rekreasi
2. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Ialah perpstakaa yang terdapat dalam perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun badan yang berafiliasi dengan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan menjunjung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu :
a. Pendidikan dan pengajaran
b. Penelitian untuk menunjang program penelitian
c. Pengabdian pada masyarakat untuk menunjang program pemberdayaan masyarakat.

3. Perpustakaan sekolah
Adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan yang bertujuan :
1. Pendidikan
2. Informasi
3. Pengembangan pribadi dan watak
4. Penelitian sederhana dan rekreasi

4. Perpustakaan khusus
Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan suatu departemen Negara yang bertujuan menunjang kegiatan badan induknya.
5. Perpustakaan Nasional
Adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh Negara yang bertujuan menyiapkan semua bahan pustaka yang diterbitkan di suatu Negara.

B. JENIS BAHAN PUSTAKA
Jenis-jenis bahan pustaka :
1. Karya cetak
Diantaranya adalah buku, terbitan berseri.
2. Karya non cetak
Diantaranya adalah rerkaman suara, film, rekaman video, bahan grafika (filmstrip, slide,transparansi ),bahan kartografi, bentuk mikro (microfilm, mikrofis,aperture card, microfilm cartridge, microfilm jackets), sumber daya elektronik.

C. PENERBITAN BAHAN PUSTAKA

Pada dasarnya sebuah karya tulis dibuat oleh pengarang dan diterbitkan oleh penerbit.
Berikut ini adalah beberapa komponen dari system distribusi bahn pustaka :
1. pengarang
2. penerbit
3. toko buku
4. perpustakaan.




MODUL II
KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Pengembangan koleksi adalah proses menhasilkan kepastian bahwa perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi dari populasi yang dilayaninya dalam cara yang tepat waktu dan ekonomis.
Kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asas berikut ini :
1. Kerelevanan
2. betorientasi padakebutuhan pengguna
3. Kelengkapan
4. Kemuthakiran
5. Kerja Sama

Dalam memuat kebijakan koleksi kita harus mengetahui :
1. Kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan
2. pengguna yang kita layani
3. sumber-sumber informasi lain yang ada di sekitar lingkungan.



A. FUNGSI PENGEMBANGAN KOLEKSI
Fungsi kebijakan koleksi terdiri dari :
a. Fungsi perencanaan
b. Fungsi komunikasi internal
c. Fungsi komunikasi eksternal

B. MANFAAT KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI
1. menjadi dokumen sosialisasi untuk masyarakat
2. menginformasikan kepada setiap orang
3. mendorong tentang pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi
4. menghasilkan komitmen
5. menentukan standar untuk materi yang bias masuk koleksi
6. mengurangi pengaruh dari pemilih tunggal dan bias perorangan
7. memberi sarana pelatihan
8. membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu wala staff berganti
9. memberi pedoman pada staff dalam menghadapi protes dari para pengambil keputusan dan pengguna
10. membantu penyiapan dan mengevaluasi koleksi
11. membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran
12. membantu dalam perencanaan anggaran jangka lama dengan menetapkan prioritas – prioritas dan garis besar sasaran pengembangan
13. menjadi sebuah alat dalam menilai kinerja secara keseluruhan dari program pengembangan koleksi
14. memberikan informasi kepada pihak pihak luar perpustakaan tentang tujuan dari pengembangan koleksi
15. membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan bahan pustaka
16. membantu menetapkan metode ntuk menilai bahan sebelum dibeli
17. membantu merencanakan bentuk – bentuk kerjasama dengan perpustakaan lain
2. Unsur-unsur Kebijakan Pengembangan Koleksi
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain berikut ini :
1. Program lembaga induk perpustakaan.
2. Kelompok-kelompok penggunaa yang ada dalam populasi yang dilayani.
3. Kebutuhan pengguna.
4. Jenis koleksi.
5. Kriteria bahan pustaka.
6. Jumlah eksemplar.
7. Bahasa bahan pustaka yang dikoleksi.
Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan penegenbangan koleksi, yaitu berikut ini :
1. Pernyataan kebijakan umum
Faktor-faktor berikut ini adalah yang ada dalam pernyataan kebijakan umum antara lain :
a. Deskripsi umum secara singkat dari komunitas layanan (kota, negara, sekolah atau bisnis.
b. Identifikasi khusus untuk pelayanan para langganan.
c. Sebuah pernyataan umum berkenaan dengan parameter dari koleksi.
d. Deskripsi terperinci dari jenis-jenis program atau pola kebutuhan yang harus dipenuhi oleh koleksi.
Adapun macam dari pernyataan kebijakan umum antara lain sebagai berikut :
a. Kebijakan seleksi
Kebijakan seleksi berisikan pernyataan prosedur pelaksanaan seleksi, alat bantu yang akan digunakan, serta metode yang harus diikuti di dalam menentukan buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang akan dijadikan koleksi.
b. Kebijakan pengadaan
Kebijakan pengadaan berisikan prosedur yang harus di pakai untuk memperoleh bahan pustaka, termasuk membuat format pemesanan, daftar agen yang akan diajak untuk mengadakan berbagai macam bahan pustaka, prosedur yang akan digunakan dalam memperlakukan preformed invoice, dan menentukan bahan pustaka akan ditempatkan di mana, apabila ada beberapa perpustakaan diinstansi tersebut misalnya.
Cara memperoleh bahan pustaka adalah :
1. Pembelian.
2. Pertukaran.
3. Hadiah.

2. Pernyataan akan Tingkat Koleksi
Berisikan daftar secara terperinci tentang bidang ilmu yang dikembangkan perpustakaan dan keadaan kolksi saat itu, serta format yang dikoleksi.
3. Pernyataan Beragam Pokok Persoalan
Berisikan tentang perlakuan terhadap bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah, penyiangan (weeding), evaluasi terhadap pengembangan koleksi, masalah protes dan keluhan, serta sensor.

Topik yang berkaitan dengan pengembangan koleksi adalah :
a. Hadiah.
b. Penyiangan.
c. Evaluasi koleksi.
d. Masalah protes dan keluhan serta sensor.
e. Pengembangan koleksi bersama.


MODUL III
1. Kajian Pengguna
Ada berbagai faktor yang mempengaruhi Kajian pengguna, antara lain :
a. Mengenal masyarakat yang dilayani
b. Diperlukannya kajian pengguna
c. Unsur-unsur kajian
1. Siapa yang melakukan pengumpulan data ?
2. Informasi apakah yang diinginkan oleh perpustakaan ?
3. Bagaimana metodenya untuk menghasilkan informasi yang diinginkan ?
4. Bagaimana memanfaatkan data tersebut ?
Keuntungan melakukan kajian bagi staf perpustakaan adalah :
a. Paling memahami data mana yang bermanfaat.
b. Keterlibatan langsung meningkatkan komitmen pada masyarakat yang harus dilayani.
c. Kesediaan untuk menerima dan mengimplementasikan hasil survei lebih besar.
d. Merupakan proses belajar yang membekali staf dengan pengalaman dan keterampilan tambahan.
Kelemahan melakukan kajian bagi staf perpustakaan adalah :
a. Belum memiliki pengalaman dan keahlian yang diperlukan.
b. Mengurangi waktu untuk pekerjaan rutin di perpustakaan.
c. Dapat menimbulkan bias (pengaruh perasaan subjektif).
d. Hal-hal yang akan dikaji
Ada 11 data yang mengenai aspek yang akan dikaji, antara lain :
1. Historis
2. Geografis
3. Transportasi
4. Administratif
5. Politik
6. Kependudukan
7. Ekonomi
8. Sistem komunikasi
9. Organisasi sosial dan pendidikan
10. Organisasi kebudayaan dan rekreasi
11. Perpustakaan dan unit informasi lain dalam komunitas yang sama.
e. Cara dan di amna data dikumpulkan
Pada dasarnya kajian komunitas dapat dibagi dalam empat jenis pendekatan sebagai berikut :
1. Pemberi informasi kunci
2. Forum komunitas
3. Indikator sosial
4. Survei lapangan
f. Cara menginterprestasikan data.

2. Evaluasi Koleksi

Tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Dalam pengelolaan koleksi salah satu kegiatan yang penting adalah pengembangan koleksi yang mencakup semua kegiatan untuk emeperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama dalam aspek seleksi dan evaluasi.
Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi.
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi.
3. Mengikuti perubahan, perkembangan soaial budaya, ilmu dam teknologi.
4. Meningkatkan nilai informasi.
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi.
6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.
Tujuan dilakukannya evaluasi koleksi dapat dibedakan berdasarkan dua kategori, yaitu tujuan Internal dan tujuan Eksternal.
Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus, sebagai berikut.
1. Terpusat pada koleksi
a. Daftar pencocokan, bibliografi, dan katalog
b. Pendapat dari pakar
c. Perbandingan data statistik
d. Berbagai standar koleksi
2. Terpusat pada Penggunaan
a. Kajian sirkulasi
b. Pendapat pengguna
c. Analisis terhadap statistik pinjam antarperpustakaan
d. Kajian sitiran
e. Kajian penggunaan di tempat (ruang baca)
f. Ketersediaan koleksi di rak
g. Kajian simulasi penggunaan
h. Uji penyampaian dokumen


MODUL IV
1. Proses Seleksi
Pengertian seleksi adalah Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambah pada koleksi yang telah ada di perpustakaan.
Dalam proses seleksi ada beberapa hal yang akan dibahas seperti berikut ini :
A. Orang Yang Melakukan Seleksi
Pada prinsipnya personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup :
1. Pustakawan
2. Spesialis subyek termasuk guru / dosen
3. Pimpinan di organisasi induk
4. Komisi perpustakaan, apabial ada
5. Anggota lain
Pada intinya pustakawan dalam melakukan seleksi atau pemilihan hendaknya melihat tiga hal berikut ini :
1. Fungsi perpustakaan
2. Ruang lingkup bidang yang dicakup
3. Masyarakat pengguna yang dilayani.
B. Prinsip Seleksi
Seleksi atau pemilihan menurut ALA Glossary of Library Terms adalah suatu proses pengambilan keputusan dalam mengidentifikasi sumber informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai perpustakaan.
Ada beberapa pandangan dalam membangun suatu koleksi perpustakaan, seperti berikut ini :
a. Pandangan Tradisional
b. Pandangan Liberal
c. Pandangan Pluralistik
Kriteria evaluasi yang dijadikan dasar dalam memilih buku, seperti berikut ini :
1. Tujuan, cakupan, dan Kelompok Pembaca
2. Tingkat Kesulitan
3. Otoritas, Kejujuran, Kredibilitas Pengarang, dan Penerbit
4. Bidang Subyek
5. Perbandingan
6. Faktor Waktu (Kedaluwarsaan)
7. Format Fisik
8. Harga
9. Menunjang Kurikulum
10. Permintaan
C. Variasi Dalam Seleksi
Variasi seleksi berdasarkan jenis-jenis perpustakaan :
1. Perpustakaan Perguruan Tinggi
2. Perpustakaan Umum
3. Perpustakaan Sekolah
2. Alat Bantu Seleksi

Alat bantu seleksi adalah Berbagai dokumen yang memuat informasi mengenai buku-buku lama dan baru. Ada beberapa jenis alat bantu seleksi yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu serta kelebihan dan kelemahannya. Secara garis besar alat bantu seleksi dapat dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu :
1. Alat bantu seleksi yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah sebuah atau sekelompok buku akan dimasukkan ke koleksi perpustakaan karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan bahan pustaka tersebut dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi, yaitu alat bantu koleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu, di negara tertentu atau dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi, apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak, dan sebagainya.

Secara terperinci ada 8 kategori alat bantu seleksi, sebagai berikut :
1. Sumber informasi buku-buku yang baru diterbitkan ( in-print books )
2. Katalog, brosur, dan lembar promosi.
3. Tinjauan buku-buku masa kini.
4. Bibliografi Nasional.
5. Pangkalan data terpasang (online databases)
6. Buku-buku terbaik, daftar yang direkomendasikan, dan koleksi inti.
7. Bibliografi subjek.
8. Daftar tambahan koleksi (accession list).



MODUL V
1. Pengadaan Buku Melalui Pembelian

Istilah pengadaan adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya.
A. Kendala Dalam Pembelian Buku
1. Terbitan dalam negeri
2. Prosedur pembayaran
3. Ketersediaan dana
4. Katalog penerbit
5. Administrasi
B. Cara Pembelian Buku
Daftar buku yang dibeli minimal harus berisi data bibliografi berikut ini :
1. Judul Buku
2. Nama Pengarang
3. Nama Penerbit
4. Tahun Terbit
5. ISBN
6. Jumlah
7. Harga
Pengadaan buku dengan melalui pembelian bisa dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :
1. Pembelian secara langsung ke penerbit.
2. Toko Buku
3. Agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
Ada beberapa cara yang ditawarkan baik oleh penerbit maupun agen buku dalam pemesanan buku oleh perpustakaan, yaitu sebagai berikut :
1. Approval Plan.
2. Blanket Order.
3. Standing Order.
Cara ini biasanya dilakukan bagi perpustakaan-perpustakaan besar dan memiliki dana yang cukup besar pula. Perpustakaan tinggal memilih cara-cara yang ditawarkan yang sesuai dengan kebijakan perpustakaannya.


2. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah

A. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran.
Pengadaan dengan cara pertukaran antarperpustakaan mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut :
1. Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, sebagai contoh terbitan pemerintah dan atau grey literature.
2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat.
3. Mengembangkan kerja sama antarperpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional.
B. Cara Pertukaran
Cara melaksanakan program pertukaran bahan pustaka adalah sebagai berikut.
1. Perpustakaan yang mempunyai buku lebih [duplikat] atau yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar untuk dtawarkan untuk itu maka:
a. Sebelum ditawarkan ,setiap buku diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
b. Dalam penawaran disusun menurut subjek,kemudian menurut pengarang dan judul.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan,dan telah mempunyai hubungan kerja sama.di samping itu disebutkan pula persyaratan untuk mengadakan pertukaran buku tersebut, seperti ongkos kirim, isi/subjek, dan keseimbangan bahan pertukaran.
3. Perpustakaan menerima penawaran dan mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya,serta membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaannya sendiri.
4. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran melakukan pemilihan buku yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar buku-buku yang akan ditawarkan sebagai bahan pertukaran, dan mengirimkannya.
5. Kemudian, perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan buku tentang subjek dan bobotnya.
6. Setelah melakukan kesepakatan maka tukar-menukar dapat dilaksanakan.
7. Kegiatan selatjutnya adalah masing-masing perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya sesuai dengan prosedur yang telah ada.
C. Cara Pengadaan Hadiah
Cara perolehan buku yang ketiga adalah dengan cara menerima hadiah baik dari instansi pemerintah, swasta maupun dari berbagai lembaga lainnya.
Hadiah buku bisa didapatkan dari berbagai sumber baik dari instansi pemerintah, swasta maupun pribadi. Sumber yang bisa diharapkan untuk bisa menyumbangkan buku di antarannya adalah berikut ini.
1. Pengarang dan penerbit sebagai contoh terbitannya.
2. Duplikat terbitan dari perpustakaan lain.
3. Instansi pemerintah sebagai terbitan pemerintah.
4. Donatur dari berbagai pihak, seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, negara maju malalui kedutaannya.

D. Penerimaan Buku
Penerimaan buku adalah sebagai berikut :
1 Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterima dan surat pengantarnya.
2 Mencocokkan bahan pustaka yang diterima dan arsip daftar pesanan.
3 Menyisihkan bahan pustaka yang tidak sesuai dangan pesanan, cacat atau rusak disertai dengan permintaan penggantian.
4 Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5 Membuat berita acara penerimaan.



MODUL VI
1. Terbitan Berseri dan Seleksi Terbitan Berkala

A. Definisi Dan Macam Terbitan Berseri
Terbitan berseri dalam bahasa inggris : serials adalah istilah untuk setiap publikasi yang diterbitkan bagian demi bagian, tidak diterbitkan sekaligus, dengan memberikan tanda secara numerik atau kronologis, dan biasanya diterbitkan untuk masa waktu yang tidak tentu.
Ada 4 jenis utam terbitan berseri. Pertama, terbitan berkala dan surat kabar. Terbitan berkala adalah publikasi yang diterbitkan berkesinambungan dan diedarkan kepada publik setiap periode waktu tertentu. Terbitan berkala bisa diterbitkan setiap minggu, setiap bulan, 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, setahun 2 kali atau setahun sekali. Dikenal beberapa macam terbitan berkala, yaitu berikut ini :
1. Majalah.
Majalah terbagi menjdi dua jenis, yaitu Majalah Populer dan Majalah Ilmiah Populer. Majalah populer dan majalah ilmiah populer dapat dilanggan dengan membayar dimuka untuk satu tahun, tetapi dapat dibeli setiap nomor majalah itu diterbitkan.
Contoh majalah populer : Femina, Kartini, Dewi, Lisa, Tempo, Gatra, Newsweek, Gadis, dll.
Contoh majalah ilmiah populer : Trubus, Flora, Info komputer, Manajemen, dll.
2. Warta.
Warta banyak diterbitkan untuk menyebarluaskan kegiatan dari sebuah instansi, baik kegiatan ilmiah maupun kegiatan sehari-hari para pakar / karyawan dari instansi itu.
3. Buletin.
Buletin merupakan sabuah terbitan berkala yang memuat baik berita-berita, maupun artikel dari hasil-hasil penelitian :
Contohnya : Buletin penelitian kesehatan, BIES.
4. Jurnal.
Jurnal memuat artikel-artikel dari hasil penelitian. Biasanya artikel yang dimuat untuk bidang ilmu tertentu.
Contoh : Jurnal Pustakawan Indonesia, dll.
Dalam kenyataan di lapangan ada juga yang menamai terbitan berkalanya dengan menggunakan kata buletin atau jurnal, namun tidak mengikuti kaidah-kaidah yang lazim untuk masalah materi yang dicakup oleh terbitan itu.
1. Surat Kabar
Surat kabar merupakan terbitan berkala yang diterbitkan setiap hari, isinya tidak dibatasi pada satu subjek tertentu dan berisikan informasi atau berita mutakhir. Tujuan diterbitkannya surat kabar adalah untuk menyebarluaskan berita secara cepat dan tepat.
Contoh surat kabar : kompas, Republika, Jawa Post, dll.
2. Perkembangan Terbitan Berkala.
Perkembangan jumlah terbitan berkala telah menyamai buku dan materi-materi lain. Pustakawan tidak lagi berfikir untuk memperoleh terbitan berkala sebanyak mungkin, tetapi bagaimana caranya agar perpustakaan berfungsi sebaik mungkin dengan jumlah terbitan berkala yang minimal. Dengan demikian, pustakawan harus selektif dalam mamilih judul terbitan berkala yang akan dilanggan.

3. Pengadaan Terbitan Berkala
Terbitan berseri yang tidak diterbitkan secara berkala, proses pengadaannya seperti pengadaan buku. Pengadaan terbitan berkala mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :
a. Seleksi atau pemilihan terbitan berkala.
b. Pengadaan terbitan berkala melalui pembelian, tukar-menukar, penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri.
c. Inventarisasi terbitan berkala yang telah diadakan.
4. Seleksi Terbitan Berkala.
Salah satu komponen yang menentukan mutu sebuah perpustakaan adalah koleksi terbitan berkala. Untuk mempunyai koleksi terbitan berkala yang bermutu maka pertama yang perlu dilakukan adalah seleksi. Seleksi menurut ALA Glossary of Library Terms adalah suatu proses pengambilan keputusan dalam mengidentifikasi sumber informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai perpustakaan.

B. Pihak-Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi.
1. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan guru.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang adalah dewan penasihat, tokoh masyarakat, dll.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas, dan dosen.
4. Pada Perpustakaan khusus, pihak yang berwenang adalah pimpinan institut dimana perpustakaan itu bernaung, dll.

1. Prinsip dan Terbitan Berkala.
Prinsip pemilihan terbitan berkala dimaksudkan agar :
a. Memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang diperlukan dalam menunjang sistem yang ada di lembaganya.
b. Memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang diinginkan oleh pengguna.
c. Memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang berisi bahan hiburan dan rekreasi.
Pada intinya pustakawan dalam melakukan seleksi atau pemilihan hendaknya melihat 3 hal berikut ini :
1. Fungsi Perpustakaan.
2. Ruang lingkup bidang yang dicakup.
3. Masyarakat pengguna yang dilayani.
2. Alat Bantu Seleksi Terbitan Berkala.
a. Katalog penerbit luar dan dalam negeri.
b. Bibliografi nasional maupun internasional untuk terbitan berkla.
c. Daftar terbitan berkala yang dilanggan oleh perpustakaan lain.
d. Tinjauan atau resensi terbitan berkala.
e. Iklan dalam harian surat kabar maupun terbitan berkala.


3. Prosedur Seleksi Terbitan Berkala.
Dalam pelaksanaan seleksi terbitan berkala prosedurnya adalah sebagai berikut.
a. Inisiatif seleksi dimulai oleh pengguna (dosen, guru, peneliti, pimpinan instansi, mahasiswa, tergantung pada jenis perpustakaan dan siapa yang berhak memilih), baik atas kemauan sendiri maupun atas permintaan pustakawan.
b. Pustakawan juga perlu bersikap aktif dengan membuat daftar terbitan berkala yang mungkin sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, diambil dari berbagai alat seleksi terbitan berkala.
c. Pengusul menyampaikan usulannya dengan mengisi formuliryang disediakan oleh perpustakaan.
d. Formulir disampaikan kepada kepala perpustakaan atau langsung kepada penanggung jawab/petugas pengadaan koleksi.
e. Petugas pengadaan selanjutnya melakukan verifikasi.



MODUL VI
2. Pengadaan Terbitan Berkala

A. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Pembelian.
Apabila terbitan berkala yang akan dilanggan sudah dipilih maka proses selanjutnya adalah pemesanan terbitan berkala.
Persoalan yang dihadapi pustakawan Indonesia dalam pengadaan terbitan berkala adalah sebagai berikut :
1. Dana yang tersedia tidak selalu tersedia pada waktu diperlukan, terutama untuk perpustakaan pemerintah.
2. Terbitan berkala serta informasinya dari asia lebih sulit didapat dari pada terbitan Eropa Barat atau Amerika.
3. Beberapa penyandang dana sering membuat peraturan yang kurang menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari negera asal pemberi dana.
4. Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik uuntuk pembayaran dalam bentuk rupiah maupun matm uang asing walaupun di beberapa instansi pemerintah sekarang ini sudah bisa dipermudah.
1. Prosedur Pemesanan Terbitan Berkala.
a. Setelah diadakan verifikasi maka pustawan pengadaan mempersiapkan Kartu Pesanan atau Daftar Pesanan (tegantung kebiasaan masing-masing perpustakaan)
1) Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan (misalnya 2 rangkap untuk penyalur atau penerbit dan dua rangkap untuk arsip perpustakaan).
2) Arsip kartu pesanan yang satu disusun menurut abjad judul terbitan berkala, dan yang lain menurut penerbit atau penyalur.
3) Daftar pesanan (bagi yang memakai cara ini) dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya dua rangkap untuk penyalur atua penerbit dan dua rangkap untuk arsip perpuatakaan.
b. Pemesanan.
1) Kartu-kartu pemesanan (atau daftar pesanan) dikirimkan pada penyalur atau penerbit disertai surat pengantar, yang juga menjelaskan bagaimana cara pembayarannya.
2) Pemesanan terbitan berkala dapat dilakukan melalui berbagai cara. Adapun cara-cara yang umum dilakukan adalah berikut ini;
a) Melanggan langsung pada penerbit di dalam negeri atau luar negeri.
b) Melanggan melalaui agen/penyalur setempat atau toko buku.
c) Melanggan melalui penyalur khusus terbitan berkala di luar negeri.
d) Melanggan melalui keanggotaan suatu perkumpulan.
e) Melanggan melalui pertukaran.
f) Mengusahakan sebagai hadiah.
2. Melanggan Langsung pada Penerbit.
Keuntungan sistem langganan langsung adalah berikut ini :
a. terbitan berkala cepat terima.
b. Penerbit bertanggung jawab secara langsung kepada pelanggan bila ada masalah.
c. Sering kali penerbit memberikan potongan harga khusus untuk pembayaran langganan sekaligus beberapa tahun sehingga menghemat biaya.
d. Perhitungan pembayaran cukup sekali setahun.
e. Alamat yang jelas memudahkan pengiriman, terutama untuk suatu organisasi besar yang mempunyai banyak bagian .
f. Bagi perpustakaan di Indonesia, berlangganan langsung terbitan berkala luar negeri sering kali lebih murah karena tidak ada biaya tambahan sebagai keuntungan agen.
Namun demikian, sistem ini juga memiliki kekurangan, antara lain berikut ini :
a. Pengurusan lapangan terbitan berkala ke penerbit di luar negeri memang rumit.
b. Setelah melakukan proses pembayaran, maka harus mengecek kepada semua penerbit itu untuk mengetahui apakah uang sudah diterima dan mereka sudah tahu kiriman uang itu adalah untuk pembayaran terbitan berkala tertentu.
c. Memantau waktu kedatangan setiap terbitan berkala.
d. Pemantauan kedatangan terbitan berkala ini harus dilakukan untuk setiap nomor dari semua terbitan berkala yang dilanggan oleh perpustakaan.
e. Bisa juga terjadi pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan money order / bank draft yang dikirim melalui pos tidak sampai ke penerbit.
3. Pembelian melalui Penyalur Setempat, Importir atau Toko Buku
Pembelian terbitan berkala melalui penyalur setempat dapat dilakukan dengan berbagai variasi :
a. Penyalur bertanggung jawab sepemnuhnya atas diterimanya terbitan berkala oleh perpustakaan.
b. Penyalur merupakan perantara dalam pembelian, tetapi terbitan berkala langsung dikirimkan ke alamat perpustakaan.
4. Melalui Keanggotaan Suatu Perkumpulan.
Sering kali suatu jurnal yang diterbitkan oleh suatu perkumpulan profesi tidak dapat dipesan melalui agen atau penyalur komersial, tetapi hanya dapat dilanggan melalui keanggotaan pada perkumpulan tersebut.
5. Melalui Penyalur Khusus Terbitan berkala di Luar Negeri.
Ada beberapa keuntungan apabila perpustakaan menggunakan penyalur khusus, yaitu berikut ini :
a. Menghemat waktu.
b. Penyalur menguasai sekali liku-liku permasalahan, termasuk cara berlangganan apakah setiap tahun, setiap volume ataukah dengan cara lain.
c. Penyalur juga mengetahui cara mengatasi kesulitan dalam masalah pembayaran dengan valuta asing.
d. Penyalur bertanggung jawab untuk pembaruan langganan maupun penagihan nomor-nomor yang tidak diterima.
e. Penyalur akan memberikan informasi mengenai judul-judul terbiatn berkala baru ataupun adanya perubahan harga dan biasanya mereka menerbitkan daftar terbitan berkala yang disusun berdasarkan subjek terbitan tersebut.
f. Pembayaran cukup dilakukan setahun sekali, sekaligus untuk semua judul terbitan berkala sehingga menghemat biaya bank dan pos.
g. Penyalur dapat mengatur pembuatan faktur dan kuitansi sesuai dengan permintaan pelanggan.

6. Faktur, Pembayaran dan Pembaharuan Berlangganan.
Berbagai masalah yang dihadapi dalam pengadaan terbitan berkala, yaitu berikut ini :
a. Jarak yang jauh dengan penerbit.
b. Masalah klaim.
c. Masalah pos.
d. Informasi.
e. Harga.
B. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Pertukaran.
1. Prosedur Tukar-Menukar Terbitan Berkala.
2. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Hadiah.
3. Prosedur Perolehan Hadiah atas Permintaan.
4. Prosedur Perolehan Hadiah Tidak Atas Permintaan.
5. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Penerbitan Sendiri.


MODUL VII
1. Macam-macam Bahan Nonbuku dan Pemanfaatannya.
A. Macam-Macam Bahan Nonbuku.
Berikut ini akan dijelaskan lebih terperinci lagi berbagai macam jenis bahan nonbuku yang lazim terdapat di perpustakaan.
1. Rekaman Suara.
Pustaka ini adalah rekaman suara dalam berbagai bentuk, misalnya piringan hitam, pita, piano rools, rekaman suara atas film.
Dilihat dari isinya, ada beberapa jenis rekaman suara diantaranya adalah berikut ini :
a. Rekaman musik.
b. Sandiwara.
c. Pembacaan Puisi.
d. Wawancara.
e. Seminar.
f. Ceramah.
g. Pelajaran bahasa.
h. Dongeng.
2. Gambar Hidup.
a. Film.
Film adalah gambar hidup yang merupakan perkembangan dari gambar biasa.
b. Rekaman Video.
Rekaman Video adalah istilah umum yang mencakup semua bentuk video, diantaranya yang berbentuk kaset video, dan piringan video.
c. Bahan Grafika.
Bahan grafika sebagai bahan tak tembus cahaya atau buram.
Contoh bahan grafika : gambar, bagan, flipchart, filmstrip, flashcard, dll.
d. Bahan Kartografi.
Bahan kartografi adalah semua karya yang merupakan representasi grafika dari bumu, bagian bumi, matahari, bulan, planet-planet, dan badan ruang angkasa lainnya.
e. Bentuk Mikro.
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua dokumen yang emnggunakan media film dan tidak dapat dibaca tanpa menggunakan alat bantu yaitu microreader.
f. Sumber Daya Elektronik.
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik. Bahan pustaka yang termasuk ke dalam jenis ini dikenal dengan istilah sumber daya elektronik..
B. Pemanfaatan Bahan Nonbuku.Bahan nonbuku Mmerupakan alat yang paling baik untuk menyebarkan informasi. Dengan adanya perubahan pola ini perpustakaan perlu menyesuaikan koleksinya sesuai dengan perkembangan teknologi

MODUL VII
1. Proses Pengadaan Bahan Nonbuku

A. Kriteria Seleksi.
Ada beberapa kriteria umum yang perlu di pertimbangkan dalam seleksi bahan nonbuku, yaitu berikut ini.
1. Kualitas Isi.
2. Kualitas Teknis.
3. Kualitas fisik.
4. Produsen/distributor.
Selain kriteria umum di atas, ada beberapa kriteria khusus untuk beberapa jenis bahan nonbuku sebagai berikut ini.
1. Bentuk Mikro
Untuk bahan pustaka dalam bentuk mikro, kualitas fisik sama pentingnya dengan kualitas isi. Untuk isi dapat digunakan kriteria bahan tercetak, misalnya buku atau terbitan berseri.
2. Bahan Pandang Dengar.
Dalam memilih bahan pandang dengan, kualitas fisik perlu diperhatikan pula. Pada umumnya bahan pandang dengar tidak dapat dilihat sebelum dibeli, kecuali film.
3. Bahan Kartografi.
Untuk bahan kartografi, peta harus dapat memberikan informasi yang cukup banyak. Tanda-tanda yang di pakai sebaiknya standar, serta skala yang digunakan harus cocok dengan kebutuhan perpustakaan.
4. Sumber Daya Elektronik.
Dalam melakukan seleksi bahan pustaka bentuk elektronik, harus dipertimbangkan perangkat keras yang tersedia. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam evaluasi alat seleksi, diantaranya adalah berikut ini:
a. Tujuan alat bantu tersebut.
b. Cakupan.
c. Kecepatan.
d. Siapa penulis tinjauan.
e. Isi tinjauan.
f. Data bibliografi.
g. Penyajiian.
h. Kegunaan.
i. Format fisik.
j. Harga.



MODUL VIII
1. Inventarisasi Berbagai Jenis Bahan Pustaka

A. Tugas dan Wewenang
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan bahwa tugas dan wewenang bagian inventarisasi bahan pustaka adalah berikut ini:
1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang di perlukan, sesuai dengan jenis dokumen.
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditentukan.
4. Menetapkan letak dan jenis serta melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan pada tiap dokumen yang diterima, yang khusus untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh ketentuan perguruan tinggi yang bersangkutan.
B. Prosedur Penerimaan.
Adapun prosedur penerimaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya.
2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita, dan sekaligus periksa kondisi fisiknya.
3. Jika ada yang tidak sesuai, dengan pesanan, baik judul, pengarang, ISBN atau dalam keadaan rusak, kiriman tersebut disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan pergantian yang sesuai (klaim).
4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik.
5. Bahan pustaka terlebihdahulu diberi stempel kepemilikan dan stempel perpustakaan.
6. Bahan pustaka siap dicatat dalam buku induk.
C. Inventarisasi Buku.
Langkah-langkah penerimaan buku adalah berikut ini:
1. Buku-buku yang sudah diterima perpustakaan, baik buku yang dipesan atau tidak dipesan maka diperiksa terlebih dahulu.
2. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan maka buku tersebut disisihkan dan dikembalikan ke pengirimnya dengan permintaan untuk diganti.
3. Jika buku yang diterima dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan maka dibuatkan tanda terima, kemudian dikirimkan sebagai bukti penerimaan.
4. Buku dibubuhi stempel kepemilikan dan stempel nama perpustakaan atau lembaga.
5. Stempel pemilikan dibubuhi satu kali pada halaman verso dan stempel perpustakaan dibubuhi pada berbagai bagian, yaitu halaman depan, tengah dan belakang.





D. Fungsi Buku Induk.
Setelah diberi stempel, buku tersebut dicatat dalam buku induk. Adapun fungsi buku induk adalah berikut ini :
1. Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.
3. Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan pada saat / tahun tertentu.
4. Untuk membantu mengetahui judul-judul buku yang hilang.
5. Mengetahui jumlah koleksi buku, menurut jenis, bahasa, pembelian, hadiah maupun berdasarkan tukar-menukar.
E. Pencatatan Buku.
Garis besar pencatatan buku yang diterima adalah sebagai berikut :
1. Pencatatan buku ke dalam buku induk selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan buku tersebut.
2. Buku induk terbagi dalam kolom-kolom.
3. Tiap jilid buku mempunyai satu nomor induk.
4. Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor urut baru atau dapat dibuat berlanjut dari tahun ke tahun.
5. Jika buku hilang maka keterangan tersebut dicatat dalam buku induk.
F. Inventarisasi Majalah.
Pengisian stempel kepemilikan untuk majalah sama dengan pengisian pada stempel kepemilikan untuk buku. Setelah majalah diterima, langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan terhadap majalah-majalah yang datang tersebut. Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk :
1. Pencatatan majalah yang menjadi bagian dari koleksi.
2. Memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang.
3. Melihat riwayat majalah.
4. Mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang kosong.
Untuk melakukan pencatatan majalah terdapat beberapa macam sistem pencatatan. Menurut Sulistyo Basuki ada beberapa macam sistem pencatatan majalah yang diterima perpustakaan, seperti berikut :
1. Sistem Register.
2. Sistem buku besar.
3. Sistem dua kartu.
4. Sistem tiga kartu.
5. Kardex.
6. Sistem ing-griya.
G. Inventarisasi Bahan Nonbuku.
Seperti telah dijelaskan dalam modul sebelumnya, bahan nonbuku terdiri dari berbagai jenis bahan pustaka diantaranya adalah berikut ini :
1. Rekaman Suara.
2. Rekaman Video.
3. Bentuk Mikro.
4. Bahan Kartografi.
5. Bahan Grafika.
6. Sumber Elektronik.
Dalam mengelola koleksi bahan nonbuku, perlu dipikirkan pula penyimpanan, sistem pelayanannya, dan pemeliharaannya. Pada prinsipnya cara penerimaan dan pencatatannya adalah sama, yaitu sebagai berikut :
1. Penerimaan bahan nonbuku.
2. Pencatatan.


MODUL VIII
2. Stock Opname

A. Tujuan.
Kegiatan stoke opname bertujuan untuk :
1. Mengetahui dengan cepat profil koleksi perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah dokumen menurut klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi, yang mencerminkan kondisi dokumen.
4. Mengetahui dengan tepat dokumen yang tidak ada katalognya.
5. Mengetahui dengan tepat dokumen yang dinyatakan hilang.
6. Mengetahui dengan tepat kondisi dokumen, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Kegiatan stock opname merupakan suatu kegiatan yang memiliki keuntungan juga kerugiannya. Adapun keuntungan yang dapat diperoleh dari kegiatan ini adalah berikut ini:
1. Dapat disusun daftar dokumen yang perlu disiangi karena sudah tidak sesuai lagi baik dari segi subjek, tahun, dan kondisi dokumen.
2. Dengan diketahuinya dokumen yang hilang, menunjukkan dokumen tersebut diminati pengguna.
3. Dapat diketahui laju kehilangan dokumen di suatu perpustakaan.
4. Dapat diperoleh susunan dokumen yang rapi dan sesuai dengan urutannya di rak.
5. Dapat dilakukan pembersihan dokumen dari debu dan kotoran lainnya.
Ada beberapa kerugian apabila kegiatan stock opname dilakukan, yaitu berikut ini :
1. Mengurangi kenyamanan bagi pengguna karena selama kegiatan semua dokumen yang sedang dipinjam ditagih untuk dikembalikan.
2. Selama kegiatan stock opname, banyak perpustakaan tidak memberikan pelayanannya kepada pengguna.
3. Memerlukan biaya yang relatif mahal.
Dalam melaksanakan kegiatan stock opname, terdapat beberapa metode yang dapat dilakukan yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan Daftar Pengadaan.
Pada metode ini daftar pengadaan dicocokkan langsung dengan dokumen dalam rak.
2. Menggunakan Daftar / Registrasi Yang Berisi Nomor Induk.
Seperti metode dengan daftar pengadaan, dengan metode ini daftar yang berisi nomor induk disiapkan, dan dicocokkan dengan dokumen di rak.
3. Lembar Lepas Berisi Nomor Induk.
Lembar lepas ini berisi nomor induk yang dibatasi sampai 100 nomor. Kemudian lembar lepas ini digandakan sesuai dengan jumlah petugas.
4. Kartu Uji.
5. Menghitung Dokumen.
6. Berdasarkan Sampel / Contoh.
7. Dengan Bantuan Komputer.
8. Shelf List.


MODUL IX
1. Perawatan Bahan Pustaka.

Tujuan perawatan dan pelestarian bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin agar bahan pustaka itu dapat digunakan secara optimal dalam jangka waktu yang cukup lama.
Perawatan koleksi bahan pustaka meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Reproduksi bahan pustaka.
2. Penjilidan dan laminasi.
3. Pencegahan faktor-faktor perusak koleksi.
Indonesia sebagai daerah tropis memiliki berbagai musuh buku. Secara garis besar, ada tiga faktor utama penyebab kerusakan bahan pustaka, yaitu faktor fisik atau mekanis, faktor kimiawi atau iklim, dan faktor hayati. Perlu diingat bahwa mencegah itu lebih murah daripadamemperbaiki yang sudah rusak.
Dalam rangka melaksanakan kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka maka diperlukan tenaga untuk merealisasikan kegiatan itu. Dalam kedinasan tentunya tenaga-tenaga itu harus berada dalam suatu struktur organisasi. Berdasarkan jenis dan besar kecilnya (ukuran) perpustakaan maka dakemukakan beberapa model organisasi perawatan dan pelestarian bahan pustaka.
Perawatan dan pelestarian bahan pustaka di indonesia masih menglami berbagai kendala, seperti kurangnya tanaga pelestarian, belum adanya lembaga pendidikan yang mengkhususkan diri pada bidang keahlian ini, dan belum jelasnya tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk keahlian ini. Di samping itu, banyak pimpinan serta pemegang kebijakan belum memahami pentingnya pelestarian bahan pustaka sehingga mengakibatkan kurangnya dana, perhatian, dan fasilitas yang tersedia. Setiap kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka itu diberlakukan pada suatu kondisi tertentu, tergantung pada keadaan bahan pustaka itu sendiri dan keadaan perpustakaan.

2. Penyiangan Bahan pustaka
A. Penyiangan Koleksi.
Penyiangan koleksi (weeding) adalah suatu praktik dari pengeluaran atau pemindahan ke gudang, duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna. Hasil penyiangan bisa saja dihadiahkan kepada perpustakaan lain, dipertukarkan, dijual murah kepada penggemar buku.
Penyimpanan di gudang menyebabkan bahan pustaka itu tidak dapat di akses oleh pengguna. Untuk menghemat tempat, penyimpanan di gudang harus seefisien mungkin agar dalam pencarian waktu diperlukan bahan pustaka mudah untuk ditemukan.

B. Perlunya dilakukan Penyiangan.
Ada empat alasan mengapa diperlukan penyiangan :
• Menghemat tempat
• Meningkatkan akses pada koleksi
• Menghemat dana
• Menyisihkan tempat untuk materi baru.

C. Penyiangan Berdasarkan Jenis Perpustakaan
Setiap perpustakaan mempunyai tujuan dan pengguna yang berbeda maka diperlukan penyiangan yang di antaranya :
1. perpustakaan umum
perpustakaan umum harus menyediakan koleksi yang diminati oleh pengguna yang sangat beragam. Jadi bahan pustaka yang tidak diminati oleh pengguna akan jadi bahan pustaka yang disisihkan ke gudang.
2. perpustakaan khusus
perpustakaan khusus biasanya paling sering menghadapi program penyiangan secara rutin karena perpustakaan khusus koleksinya sangat spesifik dan biasanya mereka hanya mendapatkan ruang yang sangat terbatas.
3. perpustakaan perguruan tinggi
tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, melayankan dan mendiseminasikan, melestarikan serta menyediakan secara lengkap pengetahuan manusia.
4. perpustakaan sekolah
perpustakaan sekolah banyak yang koleksinya dipenuhi buku – buku wajib yang erat kaitannya dengan kurikulum sekolah. Dengan seringnya pergantian kurikulum sekolah maka pustakawan sekolah harus secara kontinyu melakukan penyiangan.

D. Hambatan Untuk Melakukan Penyiangan
Hambatan utama dalam melakukan penyiangan adalah sebagai berikut :
1. Tidak punya waktu.
2. Penundaan pelaksanaan.
3. Takut melakukan kesalahan.
4. takut disebut sebagai orang yang suka menjual buku kiloan.

E. Kriteria Penyiangan
Penyiangan bukanlah proses yang cepat dan tidak dapat dikerjakan secara terpisah dari proses-proses lain dalam pengembangan koleksi. Adapun kriteria penyiangan adalah sebagai berikut :
1. Pustakawan harus memiliki peraturan tertulis mengenai penyiangan.
2. Hendaknya pustakawan meminta bantuan spesialis subjek dari bahan pustaka yang di siangi.
3. kriteria umum penyiangan adalah :
a. subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna.
b. Bahan pustaka yang suddah usang isinya.
c. Edisi terbaru sudah ada.
d. Bahan pustaka yang rusak yang tidak dapat diperbaiki kembali.
e. Bahan pustaka yang sudah tidak lengkap dan tidak dapat diusahakan lagi gantinya.
f. Bahan pustaka yang jumlah duplikatnya banyak, tapi frekuensi pemakaiannya rendah.
g. Bahan pustaka terlarang.
h. Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan memang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
i. Bahan pustaka yang tidak digunakan lagi, dan tidak dibutuhkan.

F. Kriteria untuk menyingkirkan koleksi ke gudang.
a. faktor yang menjadi pertimbangan dalam menggudangkan buku :
1. Kajian terhadap keadaan buku di rak.
2. Nilai sebuah judul buku dalam subjek yang dibahas buku itu.
3. Nilai historis yang dikandung oleh isi buku itu untuk bidang ilmu yang dibahasnya.
4. Keberadaan edisi lain buku itu.
5. Keberadaan buku lain dari subjek yang sama.
6. Tingkat pemanfaatan buku.
7. Kondisi fisik buku tersebut.
8. banyaknya buku harus seimbang dari pemasukan dan penggudangan.
b. alternatif untuk memilih buku yang akan digudangkan :
1. Penilaian dari satu atau lebih pakar pakar dari bidang ilmu yang sama dengan subjek buku yang dinilai.
2. penilaian terhadap pemanfaatan buku itu oleh pengguna dan karakteristik buku itu.
3. kombinasi dari kedua pendekatan diatas.

G. Prosedur Penyiangan.
1. Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
2. Pustakawan perlu mendata buku yang perlu disiangi.
3. Sertakan data pemanfaatan buku agar keputusan membuat penyiangan akurat.
4. Untuk mempercepat penyiangan pustakawan bisa membuat daftar dari bahan pustaka yan sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi.
5. Buku yang dikeluarkan dari koleksi kartu bukunya harus dikeluarkan.
6. buku tersebut harus di cap.
7. apabila bahan pustaka tersebut masih bisa dipakai orang lain maka dapat disisihkan.
8. bila pustakawan ragu maka buku tersebut digudangkan dahulu.
9. bila buku itu dalam beberapa tahun tidak dicari maka bisa dikeluarkan dari perpustakaan
10. bahan pustaka yang dikeluarkan pari perpustakaan dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar