Pengembangan koleksi Modul 1 - 9

MODUL I
RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Tujuan utama dari perpustakaan dan unit informasi lainnya adalah untuk membantu dalam transfer informasi dan pengembangan pengetahuan.
Transfer informasi dapat digambarkan sebagai proses kegiatan yang berkesinambungan, terdiri dari 9 komponen :
1. identifikasi
2. seleksi
3. pengadaan
4. organisasi
5. pengolahan
6. penyimpanan
7. interprestasi
8. pemanfaatan
9. penyebaran

A. KOLEKSI PERPUSTAKAAN
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikmpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka.
Bahan pustaka dikelompokkan dalam dua bentuk:
1. Tercetak
a. Buku
b. Bukan buku (peta, gambar,brosur)
2. Tidak tercetak
a. Rekaman gambar
b. Rekaman suara
c. Rekaman data/magnetic
Ragam koleksi yang harus tersedia dalam perpustakaan :
1. koleksi rujukan
Koleksi rujukan adalah merupakan tulang pnggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk informasi ditemukan dalam koleksi rujukan seperti fakta, data.
2. bahan ajar
Bertujuan dan berfungsi untuk memenuhi kebutuhan kurikulum.
3. terbitan berseri
koleksi ini adalah untuk melengkapi koleksi yang tidak terdapat dalam bahan ajar dan rujukan.
4. terbitan pemerintah
berbagai terbitan pemerintah seperti lembaga Negara, himpunan peraturan Negara sering dimanfaatkan para pemakai perpustakaan.
5. muatan lokal
muatan lokal, meliputi koleksi lokal dan literatur kelabu. Literature kelabu antara lain seperti skripsi, tesis, makalah seminar,laporan penelitian, publikasi internal dan lain sebagainya
6. bahan bacaan untuk rekreasi intelektual
B. PENGEMBANGAN KOLEKSI
Pengembangan koleksi adalh suatu proses kegiatan yang mencakup sebuah kegiatan yang menyangkut dengan pengembangan koleksi perpustakaan.

Menurut Evans (2000) pengembangan koleksi terdiri dari 6 komponen kegiatan :
1. Analisis masyarakat (pengguna)
2. Kebijakan seleksi.
3. Seleksi.
4. Pengadaan.
5. Penyiangan.
6. Evaluasi.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2005) pengembangan koleksi terdiri dari:
1. Menentukan kebijakan umum Pengembangan Koleksi.
kebijakan umum Pengembangan Koleksi didasari pada asas:
a. Kerelevanan
b. Berorientasi pada kebutuhan pengguna
c. Kelengkapan
d. Kemutakhiran
e. Kerjasama
2. menentukan kewenangan , tugas, dan tanggung jawab semua unsure yang terlibat dalam Pengembangan Koleksi.
Setiap Perpustakaan membuat struktur organisasi yang paling sedikit terdiri dari :
a. Kepala
b. Bagian Administrasi
c. Bagian Layanan Teknis
d. Bagian Layanan Pengguna
3. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna.
4. Memilih dan mengadakan bahan pustaka.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan alat Bantu sebagai berikut :
a. Katalog penerbit
b. Bibliografi
c. Tinjauan dan resensi
d. Pangkalan data perpustakaan lain
e. Sumber-sumber lain dari internet.
f. Silabus mata kuliah
5. Merawat bahan Pustaka.
6. Menyiangi bahan pustaka.
7. Mengevaluasi koleksi.

MENGENAL JENIS PERPUSTAKAAN DAN JENIS BAHAN PUSTAKA

Perpustakaan adalah koleksi bahan :
1. Yang diatur supaya kelompok pengguna menjadi target perpustakaan dapat mendekati koleksi bahan tersebut dari berbagai segi.
2. yang dikelola oleh staf terlatih dan dapat memberikan berbagai jasa dan program yang berkaitan dengan kebutuhan informasi.

A. TUJUAN DAN JENIS PERPUSTAKAAN
Tujuan atau fungsi perpustakaan adalah :
1. Menunjang program penelitian dan pendidikan
2. Memenuhi kebutuhan akan informasi
3. Memenuhi kebutuhan sosial
4. Memenuhi kebutuhan kultural
5. Memenuhi kebutuhan akan rekreasi
6. berfungsi sebagai perpustakaan deposit
Jenis perpustakaan :
1. Perpustakaan Umum
Ialah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dan dan melayani masyarakat dari berbagai lapisan dan mempunyai tujuan sebagai sarana :
a. Pendidikan
b. Informasi
c. Kebudayaan
d. Rekreasi
2. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Ialah perpstakaa yang terdapat dalam perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun badan yang berafiliasi dengan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan menjunjung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu :
a. Pendidikan dan pengajaran
b. Penelitian untuk menunjang program penelitian
c. Pengabdian pada masyarakat untuk menunjang program pemberdayaan masyarakat.

3. Perpustakaan sekolah
Adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan yang bertujuan :
1. Pendidikan
2. Informasi
3. Pengembangan pribadi dan watak
4. Penelitian sederhana dan rekreasi

4. Perpustakaan khusus
Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan suatu departemen Negara yang bertujuan menunjang kegiatan badan induknya.
5. Perpustakaan Nasional
Adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh Negara yang bertujuan menyiapkan semua bahan pustaka yang diterbitkan di suatu Negara.

B. JENIS BAHAN PUSTAKA
Jenis-jenis bahan pustaka :
1. Karya cetak
Diantaranya adalah buku, terbitan berseri.
2. Karya non cetak
Diantaranya adalah rerkaman suara, film, rekaman video, bahan grafika (filmstrip, slide,transparansi ),bahan kartografi, bentuk mikro (microfilm, mikrofis,aperture card, microfilm cartridge, microfilm jackets), sumber daya elektronik.

C. PENERBITAN BAHAN PUSTAKA

Pada dasarnya sebuah karya tulis dibuat oleh pengarang dan diterbitkan oleh penerbit.
Berikut ini adalah beberapa komponen dari system distribusi bahn pustaka :
1. pengarang
2. penerbit
3. toko buku
4. perpustakaan.

















MODUL II
KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Pengembangan koleksi adalah proses menhasilkan kepastian bahwa perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi dari populasi yang dilayaninya dalam cara yang tepat waktu dan ekonomis.
Kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asas berikut ini :
1. Kerelevanan
2. betorientasi padakebutuhan pengguna
3. Kelengkapan
4. Kemuthakiran
5. Kerja Sama

Dalam memuat kebijakan koleksi kita harus mengetahui :
1. Kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan
2. pengguna yang kita layani
3. sumber-sumber informasi lain yang ada di sekitar lingkungan.



A. FUNGSI PENGEMBANGAN KOLEKSI
Fungsi kebijakan koleksi terdiri dari :
a. Fungsi perencanaan
b. Fungsi komunikasi internal
c. Fungsi komunikasi eksternal

B. MANFAAT KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI
1. menjadi dokumen sosialisasi untuk masyarakat
2. menginformasikan kepada setiap orang
3. mendorong tentang pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi
4. menghasilkan komitmen
5. menentukan standar untuk materi yang bias masuk koleksi
6. mengurangi pengaruh dari pemilih tunggal dan bias perorangan
7. memberi sarana pelatihan
8. membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu wala staff berganti
9. memberi pedoman pada staff dalam menghadapi protes dari para pengambil keputusan dan pengguna
10. membantu penyiapan dan mengevaluasi koleksi
11. membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran
12. membantu dalam perencanaan anggaran jangka lama dengan menetapkan prioritas – prioritas dan garis besar sasaran pengembangan
13. menjadi sebuah alat dalam menilai kinerja secara keseluruhan dari program pengembangan koleksi
14. memberikan informasi kepada pihak pihak luar perpustakaan tentang tujuan dari pengembangan koleksi
15. membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan bahan pustaka
16. membantu menetapkan metode ntuk menilai bahan sebelum dibeli
17. membantu merencanakan bentuk – bentuk kerjasama dengan perpustakaan lain
2. Unsur-unsur Kebijakan Pengembangan Koleksi
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain berikut ini :
1. Program lembaga induk perpustakaan.
2. Kelompok-kelompok penggunaa yang ada dalam populasi yang dilayani.
3. Kebutuhan pengguna.
4. Jenis koleksi.
5. Kriteria bahan pustaka.
6. Jumlah eksemplar.
7. Bahasa bahan pustaka yang dikoleksi.
Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan penegenbangan koleksi, yaitu berikut ini :
1. Pernyataan kebijakan umum
Faktor-faktor berikut ini adalah yang ada dalam pernyataan kebijakan umum antara lain :
a. Deskripsi umum secara singkat dari komunitas layanan (kota, negara, sekolah atau bisnis.
b. Identifikasi khusus untuk pelayanan para langganan.
c. Sebuah pernyataan umum berkenaan dengan parameter dari koleksi.
d. Deskripsi terperinci dari jenis-jenis program atau pola kebutuhan yang harus dipenuhi oleh koleksi.
Adapun macam dari pernyataan kebijakan umum antara lain sebagai berikut :
a. Kebijakan seleksi
Kebijakan seleksi berisikan pernyataan prosedur pelaksanaan seleksi, alat bantu yang akan digunakan, serta metode yang harus diikuti di dalam menentukan buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang akan dijadikan koleksi.
b. Kebijakan pengadaan
Kebijakan pengadaan berisikan prosedur yang harus di pakai untuk memperoleh bahan pustaka, termasuk membuat format pemesanan, daftar agen yang akan diajak untuk mengadakan berbagai macam bahan pustaka, prosedur yang akan digunakan dalam memperlakukan preformed invoice, dan menentukan bahan pustaka akan ditempatkan di mana, apabila ada beberapa perpustakaan diinstansi tersebut misalnya.
Cara memperoleh bahan pustaka adalah :
1. Pembelian.
2. Pertukaran.
3. Hadiah.

2. Pernyataan akan Tingkat Koleksi
Berisikan daftar secara terperinci tentang bidang ilmu yang dikembangkan perpustakaan dan keadaan kolksi saat itu, serta format yang dikoleksi.
3. Pernyataan Beragam Pokok Persoalan
Berisikan tentang perlakuan terhadap bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah, penyiangan (weeding), evaluasi terhadap pengembangan koleksi, masalah protes dan keluhan, serta sensor.

Topik yang berkaitan dengan pengembangan koleksi adalah :
a. Hadiah.
b. Penyiangan.
c. Evaluasi koleksi.
d. Masalah protes dan keluhan serta sensor.
e. Pengembangan koleksi bersama.



























MODUL III
1. Kajian Pengguna
Ada berbagai faktor yang mempengaruhi Kajian pengguna, antara lain :
a. Mengenal masyarakat yang dilayani
b. Diperlukannya kajian pengguna
c. Unsur-unsur kajian
1. Siapa yang melakukan pengumpulan data ?
2. Informasi apakah yang diinginkan oleh perpustakaan ?
3. Bagaimana metodenya untuk menghasilkan informasi yang diinginkan ?
4. Bagaimana memanfaatkan data tersebut ?
Keuntungan melakukan kajian bagi staf perpustakaan adalah :
a. Paling memahami data mana yang bermanfaat.
b. Keterlibatan langsung meningkatkan komitmen pada masyarakat yang harus dilayani.
c. Kesediaan untuk menerima dan mengimplementasikan hasil survei lebih besar.
d. Merupakan proses belajar yang membekali staf dengan pengalaman dan keterampilan tambahan.
Kelemahan melakukan kajian bagi staf perpustakaan adalah :
a. Belum memiliki pengalaman dan keahlian yang diperlukan.
b. Mengurangi waktu untuk pekerjaan rutin di perpustakaan.
c. Dapat menimbulkan bias (pengaruh perasaan subjektif).
d. Hal-hal yang akan dikaji
Ada 11 data yang mengenai aspek yang akan dikaji, antara lain :
1. Historis
2. Geografis
3. Transportasi
4. Administratif
5. Politik
6. Kependudukan
7. Ekonomi
8. Sistem komunikasi
9. Organisasi sosial dan pendidikan
10. Organisasi kebudayaan dan rekreasi
11. Perpustakaan dan unit informasi lain dalam komunitas yang sama.
e. Cara dan di amna data dikumpulkan
Pada dasarnya kajian komunitas dapat dibagi dalam empat jenis pendekatan sebagai berikut :
1. Pemberi informasi kunci
2. Forum komunitas
3. Indikator sosial
4. Survei lapangan
f. Cara menginterprestasikan data.

2. Evaluasi Koleksi

Tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Dalam pengelolaan koleksi salah satu kegiatan yang penting adalah pengembangan koleksi yang mencakup semua kegiatan untuk emeperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama dalam aspek seleksi dan evaluasi.
Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi.
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi.
3. Mengikuti perubahan, perkembangan soaial budaya, ilmu dam teknologi.
4. Meningkatkan nilai informasi.
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi.
6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.
Tujuan dilakukannya evaluasi koleksi dapat dibedakan berdasarkan dua kategori, yaitu tujuan Internal dan tujuan Eksternal.
Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus, sebagai berikut.
1. Terpusat pada koleksi
a. Daftar pencocokan, bibliografi, dan katalog
b. Pendapat dari pakar
c. Perbandingan data statistik
d. Berbagai standar koleksi
2. Terpusat pada Penggunaan
a. Kajian sirkulasi
b. Pendapat pengguna
c. Analisis terhadap statistik pinjam antarperpustakaan
d. Kajian sitiran
e. Kajian penggunaan di tempat (ruang baca)
f. Ketersediaan koleksi di rak
g. Kajian simulasi penggunaan
h. Uji penyampaian dokumen









MODUL IV
1. Proses Seleksi
Pengertian seleksi adalah Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambah pada koleksi yang telah ada di perpustakaan.
Dalam proses seleksi ada beberapa hal yang akan dibahas seperti berikut ini :
A. Orang Yang Melakukan Seleksi
Pada prinsipnya personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup :
1. Pustakawan
2. Spesialis subyek termasuk guru / dosen
3. Pimpinan di organisasi induk
4. Komisi perpustakaan, apabial ada
5. Anggota lain
Pada intinya pustakawan dalam melakukan seleksi atau pemilihan hendaknya melihat tiga hal berikut ini :
1. Fungsi perpustakaan
2. Ruang lingkup bidang yang dicakup
3. Masyarakat pengguna yang dilayani.
B. Prinsip Seleksi
Seleksi atau pemilihan menurut ALA Glossary of Library Terms adalah suatu proses pengambilan keputusan dalam mengidentifikasi sumber informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai perpustakaan.
Ada beberapa pandangan dalam membangun suatu koleksi perpustakaan, seperti berikut ini :
a. Pandangan Tradisional
b. Pandangan Liberal
c. Pandangan Pluralistik
Kriteria evaluasi yang dijadikan dasar dalam memilih buku, seperti berikut ini :
1. Tujuan, cakupan, dan Kelompok Pembaca
2. Tingkat Kesulitan
3. Otoritas, Kejujuran, Kredibilitas Pengarang, dan Penerbit
4. Bidang Subyek
5. Perbandingan
6. Faktor Waktu (Kedaluwarsaan)
7. Format Fisik
8. Harga
9. Menunjang Kurikulum
10. Permintaan
C. Variasi Dalam Seleksi
Variasi seleksi berdasarkan jenis-jenis perpustakaan :
1. Perpustakaan Perguruan Tinggi
2. Perpustakaan Umum
3. Perpustakaan Sekolah
2. Alat Bantu Seleksi

Alat bantu seleksi adalah Berbagai dokumen yang memuat informasi mengenai buku-buku lama dan baru. Ada beberapa jenis alat bantu seleksi yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu serta kelebihan dan kelemahannya. Secara garis besar alat bantu seleksi dapat dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu :
1. Alat bantu seleksi yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah sebuah atau sekelompok buku akan dimasukkan ke koleksi perpustakaan karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan bahan pustaka tersebut dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi, yaitu alat bantu koleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu, di negara tertentu atau dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi, apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak, dan sebagainya.

Secara terperinci ada 8 kategori alat bantu seleksi, sebagai berikut :
1. Sumber informasi buku-buku yang baru diterbitkan ( in-print books )
2. Katalog, brosur, dan lembar promosi.
3. Tinjauan buku-buku masa kini.
4. Bibliografi Nasional.
5. Pangkalan data terpasang (online databases)
6. Buku-buku terbaik, daftar yang direkomendasikan, dan koleksi inti.
7. Bibliografi subjek.
8. Daftar tambahan koleksi (accession list).













MODUL V
1. Pengadaan Buku Melalui Pembelian

Istilah pengadaan adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya.
A. Kendala Dalam Pembelian Buku
1. Terbitan dalam negeri
2. Prosedur pembayaran
3. Ketersediaan dana
4. Katalog penerbit
5. Administrasi
B. Cara Pembelian Buku
Daftar buku yang dibeli minimal harus berisi data bibliografi berikut ini :
1. Judul Buku
2. Nama Pengarang
3. Nama Penerbit
4. Tahun Terbit
5. ISBN
6. Jumlah
7. Harga
Pengadaan buku dengan melalui pembelian bisa dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut :
1. Pembelian secara langsung ke penerbit.
2. Toko Buku
3. Agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
Ada beberapa cara yang ditawarkan baik oleh penerbit maupun agen buku dalam pemesanan buku oleh perpustakaan, yaitu sebagai berikut :
1. Approval Plan.
2. Blanket Order.
3. Standing Order.
Cara ini biasanya dilakukan bagi perpustakaan-perpustakaan besar dan memiliki dana yang cukup besar pula. Perpustakaan tinggal memilih cara-cara yang ditawarkan yang sesuai dengan kebijakan perpustakaannya.


2. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah

A. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran.
Pengadaan dengan cara pertukaran antarperpustakaan mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut :
1. Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, sebagai contoh terbitan pemerintah dan atau grey literature.
2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat.
3. Mengembangkan kerja sama antarperpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional.
B. Cara Pertukaran
Cara melaksanakan program pertukaran bahan pustaka adalah sebagai berikut.
1. Perpustakaan yang mempunyai buku lebih [duplikat] atau yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar untuk dtawarkan untuk itu maka:
a. Sebelum ditawarkan ,setiap buku diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
b. Dalam penawaran disusun menurut subjek,kemudian menurut pengarang dan judul.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan,dan telah mempunyai hubungan kerja sama.di samping itu disebutkan pula persyaratan untuk mengadakan pertukaran buku tersebut, seperti ongkos kirim, isi/subjek, dan keseimbangan bahan pertukaran.
3. Perpustakaan menerima penawaran dan mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya,serta membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaannya sendiri.
4. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran melakukan pemilihan buku yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar buku-buku yang akan ditawarkan sebagai bahan pertukaran, dan mengirimkannya.
5. Kemudian, perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan buku tentang subjek dan bobotnya.
6. Setelah melakukan kesepakatan maka tukar-menukar dapat dilaksanakan.
7. Kegiatan selatjutnya adalah masing-masing perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya sesuai dengan prosedur yang telah ada.
C. Cara Pengadaan Hadiah
Cara perolehan buku yang ketiga adalah dengan cara menerima hadiah baik dari instansi pemerintah, swasta maupun dari berbagai lembaga lainnya.
Hadiah buku bisa didapatkan dari berbagai sumber baik dari instansi pemerintah, swasta maupun pribadi. Sumber yang bisa diharapkan untuk bisa menyumbangkan buku di antarannya adalah berikut ini.
1. Pengarang dan penerbit sebagai contoh terbitannya.
2. Duplikat terbitan dari perpustakaan lain.
3. Instansi pemerintah sebagai terbitan pemerintah.
4. Donatur dari berbagai pihak, seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, negara maju malalui kedutaannya.

D. Penerimaan Buku
Penerimaan buku adalah sebagai berikut :
1 Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterima dan surat pengantarnya.
2 Mencocokkan bahan pustaka yang diterima dan arsip daftar pesanan.
3 Menyisihkan bahan pustaka yang tidak sesuai dangan pesanan, cacat atau rusak disertai dengan permintaan penggantian.
4 Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5 Membuat berita acara penerimaan.




































MODUL VI
1. Terbitan Berseri dan Seleksi Terbitan Berkala

A. Definisi Dan Macam Terbitan Berseri
Terbitan berseri dalam bahasa inggris : serials adalah istilah untuk setiap publikasi yang diterbitkan bagian demi bagian, tidak diterbitkan sekaligus, dengan memberikan tanda secara numerik atau kronologis, dan biasanya diterbitkan untuk masa waktu yang tidak tentu.
Ada 4 jenis utam terbitan berseri. Pertama, terbitan berkala dan surat kabar. Terbitan berkala adalah publikasi yang diterbitkan berkesinambungan dan diedarkan kepada publik setiap periode waktu tertentu. Terbitan berkala bisa diterbitkan setiap minggu, setiap bulan, 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, setahun 2 kali atau setahun sekali. Dikenal beberapa macam terbitan berkala, yaitu berikut ini :
1. Majalah.
Majalah terbagi menjdi dua jenis, yaitu Majalah Populer dan Majalah Ilmiah Populer. Majalah populer dan majalah ilmiah populer dapat dilanggan dengan membayar dimuka untuk satu tahun, tetapi dapat dibeli setiap nomor majalah itu diterbitkan.
Contoh majalah populer : Femina, Kartini, Dewi, Lisa, Tempo, Gatra, Newsweek, Gadis, dll.
Contoh majalah ilmiah populer : Trubus, Flora, Info komputer, Manajemen, dll.
2. Warta.
Warta banyak diterbitkan untuk menyebarluaskan kegiatan dari sebuah instansi, baik kegiatan ilmiah maupun kegiatan sehari-hari para pakar / karyawan dari instansi itu.
3. Buletin.
Buletin merupakan sabuah terbitan berkala yang memuat baik berita-berita, maupun artikel dari hasil-hasil penelitian :
Contohnya : Buletin penelitian kesehatan, BIES.
4. Jurnal.
Jurnal memuat artikel-artikel dari hasil penelitian. Biasanya artikel yang dimuat untuk bidang ilmu tertentu.
Contoh : Jurnal Pustakawan Indonesia, dll.
Dalam kenyataan di lapangan ada juga yang menamai terbitan berkalanya dengan menggunakan kata buletin atau jurnal, namun tidak mengikuti kaidah-kaidah yang lazim untuk masalah materi yang dicakup oleh terbitan itu.
1. Surat Kabar
Surat kabar merupakan terbitan berkala yang diterbitkan setiap hari, isinya tidak dibatasi pada satu subjek tertentu dan berisikan informasi atau berita mutakhir. Tujuan diterbitkannya surat kabar adalah untuk menyebarluaskan berita secara cepat dan tepat.
Contoh surat kabar : kompas, Republika, Jawa Post, dll.
2. Perkembangan Terbitan Berkala.
Perkembangan jumlah terbitan berkala telah menyamai buku dan materi-materi lain. Pustakawan tidak lagi berfikir untuk memperoleh terbitan berkala sebanyak mungkin, tetapi bagaimana caranya agar perpustakaan berfungsi sebaik mungkin dengan jumlah terbitan berkala yang minimal. Dengan demikian, pustakawan harus selektif dalam mamilih judul terbitan berkala yang akan dilanggan.

3. Pengadaan Terbitan Berkala
Terbitan berseri yang tidak diterbitkan secara berkala, proses pengadaannya seperti pengadaan buku. Pengadaan terbitan berkala mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :
a. Seleksi atau pemilihan terbitan berkala.
b. Pengadaan terbitan berkala melalui pembelian, tukar-menukar, penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri.
c. Inventarisasi terbitan berkala yang telah diadakan.
4. Seleksi Terbitan Berkala.
Salah satu komponen yang menentukan mutu sebuah perpustakaan adalah koleksi terbitan berkala. Untuk mempunyai koleksi terbitan berkala yang bermutu maka pertama yang perlu dilakukan adalah seleksi. Seleksi menurut ALA Glossary of Library Terms adalah suatu proses pengambilan keputusan dalam mengidentifikasi sumber informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai perpustakaan.

B. Pihak-Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi.
1. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan guru.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang adalah dewan penasihat, tokoh masyarakat, dll.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas, dan dosen.
4. Pada Perpustakaan khusus, pihak yang berwenang adalah pimpinan institut dimana perpustakaan itu bernaung, dll.

1. Prinsip dan Terbitan Berkala.
Prinsip pemilihan terbitan berkala dimaksudkan agar :
a. Memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang diperlukan dalam menunjang sistem yang ada di lembaganya.
b. Memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang diinginkan oleh pengguna.
c. Memperoleh dan menyediakan terbitan berkala yang berisi bahan hiburan dan rekreasi.
Pada intinya pustakawan dalam melakukan seleksi atau pemilihan hendaknya melihat 3 hal berikut ini :
1. Fungsi Perpustakaan.
2. Ruang lingkup bidang yang dicakup.
3. Masyarakat pengguna yang dilayani.
2. Alat Bantu Seleksi Terbitan Berkala.
a. Katalog penerbit luar dan dalam negeri.
b. Bibliografi nasional maupun internasional untuk terbitan berkla.
c. Daftar terbitan berkala yang dilanggan oleh perpustakaan lain.
d. Tinjauan atau resensi terbitan berkala.
e. Iklan dalam harian surat kabar maupun terbitan berkala.


3. Prosedur Seleksi Terbitan Berkala.
Dalam pelaksanaan seleksi terbitan berkala prosedurnya adalah sebagai berikut.
a. Inisiatif seleksi dimulai oleh pengguna (dosen, guru, peneliti, pimpinan instansi, mahasiswa, tergantung pada jenis perpustakaan dan siapa yang berhak memilih), baik atas kemauan sendiri maupun atas permintaan pustakawan.
b. Pustakawan juga perlu bersikap aktif dengan membuat daftar terbitan berkala yang mungkin sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, diambil dari berbagai alat seleksi terbitan berkala.
c. Pengusul menyampaikan usulannya dengan mengisi formuliryang disediakan oleh perpustakaan.
d. Formulir disampaikan kepada kepala perpustakaan atau langsung kepada penanggung jawab/petugas pengadaan koleksi.
e. Petugas pengadaan selanjutnya melakukan verifikasi.























MODUL VI
2. Pengadaan Terbitan Berkala

A. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Pembelian.
Apabila terbitan berkala yang akan dilanggan sudah dipilih maka proses selanjutnya adalah pemesanan terbitan berkala.
Persoalan yang dihadapi pustakawan Indonesia dalam pengadaan terbitan berkala adalah sebagai berikut :
1. Dana yang tersedia tidak selalu tersedia pada waktu diperlukan, terutama untuk perpustakaan pemerintah.
2. Terbitan berkala serta informasinya dari asia lebih sulit didapat dari pada terbitan Eropa Barat atau Amerika.
3. Beberapa penyandang dana sering membuat peraturan yang kurang menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari negera asal pemberi dana.
4. Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik uuntuk pembayaran dalam bentuk rupiah maupun matm uang asing walaupun di beberapa instansi pemerintah sekarang ini sudah bisa dipermudah.
1. Prosedur Pemesanan Terbitan Berkala.
a. Setelah diadakan verifikasi maka pustawan pengadaan mempersiapkan Kartu Pesanan atau Daftar Pesanan (tegantung kebiasaan masing-masing perpustakaan)
1) Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan (misalnya 2 rangkap untuk penyalur atau penerbit dan dua rangkap untuk arsip perpustakaan).
2) Arsip kartu pesanan yang satu disusun menurut abjad judul terbitan berkala, dan yang lain menurut penerbit atau penyalur.
3) Daftar pesanan (bagi yang memakai cara ini) dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya dua rangkap untuk penyalur atua penerbit dan dua rangkap untuk arsip perpuatakaan.
b. Pemesanan.
1) Kartu-kartu pemesanan (atau daftar pesanan) dikirimkan pada penyalur atau penerbit disertai surat pengantar, yang juga menjelaskan bagaimana cara pembayarannya.
2) Pemesanan terbitan berkala dapat dilakukan melalui berbagai cara. Adapun cara-cara yang umum dilakukan adalah berikut ini;
a) Melanggan langsung pada penerbit di dalam negeri atau luar negeri.
b) Melanggan melalaui agen/penyalur setempat atau toko buku.
c) Melanggan melalui penyalur khusus terbitan berkala di luar negeri.
d) Melanggan melalui keanggotaan suatu perkumpulan.
e) Melanggan melalui pertukaran.
f) Mengusahakan sebagai hadiah.
2. Melanggan Langsung pada Penerbit.
Keuntungan sistem langganan langsung adalah berikut ini :
a. terbitan berkala cepat terima.
b. Penerbit bertanggung jawab secara langsung kepada pelanggan bila ada masalah.
c. Sering kali penerbit memberikan potongan harga khusus untuk pembayaran langganan sekaligus beberapa tahun sehingga menghemat biaya.
d. Perhitungan pembayaran cukup sekali setahun.
e. Alamat yang jelas memudahkan pengiriman, terutama untuk suatu organisasi besar yang mempunyai banyak bagian .
f. Bagi perpustakaan di Indonesia, berlangganan langsung terbitan berkala luar negeri sering kali lebih murah karena tidak ada biaya tambahan sebagai keuntungan agen.
Namun demikian, sistem ini juga memiliki kekurangan, antara lain berikut ini :
a. Pengurusan lapangan terbitan berkala ke penerbit di luar negeri memang rumit.
b. Setelah melakukan proses pembayaran, maka harus mengecek kepada semua penerbit itu untuk mengetahui apakah uang sudah diterima dan mereka sudah tahu kiriman uang itu adalah untuk pembayaran terbitan berkala tertentu.
c. Memantau waktu kedatangan setiap terbitan berkala.
d. Pemantauan kedatangan terbitan berkala ini harus dilakukan untuk setiap nomor dari semua terbitan berkala yang dilanggan oleh perpustakaan.
e. Bisa juga terjadi pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan money order / bank draft yang dikirim melalui pos tidak sampai ke penerbit.
3. Pembelian melalui Penyalur Setempat, Importir atau Toko Buku
Pembelian terbitan berkala melalui penyalur setempat dapat dilakukan dengan berbagai variasi :
a. Penyalur bertanggung jawab sepemnuhnya atas diterimanya terbitan berkala oleh perpustakaan.
b. Penyalur merupakan perantara dalam pembelian, tetapi terbitan berkala langsung dikirimkan ke alamat perpustakaan.
4. Melalui Keanggotaan Suatu Perkumpulan.
Sering kali suatu jurnal yang diterbitkan oleh suatu perkumpulan profesi tidak dapat dipesan melalui agen atau penyalur komersial, tetapi hanya dapat dilanggan melalui keanggotaan pada perkumpulan tersebut.
5. Melalui Penyalur Khusus Terbitan berkala di Luar Negeri.
Ada beberapa keuntungan apabila perpustakaan menggunakan penyalur khusus, yaitu berikut ini :
a. Menghemat waktu.
b. Penyalur menguasai sekali liku-liku permasalahan, termasuk cara berlangganan apakah setiap tahun, setiap volume ataukah dengan cara lain.
c. Penyalur juga mengetahui cara mengatasi kesulitan dalam masalah pembayaran dengan valuta asing.
d. Penyalur bertanggung jawab untuk pembaruan langganan maupun penagihan nomor-nomor yang tidak diterima.
e. Penyalur akan memberikan informasi mengenai judul-judul terbiatn berkala baru ataupun adanya perubahan harga dan biasanya mereka menerbitkan daftar terbitan berkala yang disusun berdasarkan subjek terbitan tersebut.
f. Pembayaran cukup dilakukan setahun sekali, sekaligus untuk semua judul terbitan berkala sehingga menghemat biaya bank dan pos.
g. Penyalur dapat mengatur pembuatan faktur dan kuitansi sesuai dengan permintaan pelanggan.

6. Faktur, Pembayaran dan Pembaharuan Berlangganan.
Berbagai masalah yang dihadapi dalam pengadaan terbitan berkala, yaitu berikut ini :
a. Jarak yang jauh dengan penerbit.
b. Masalah klaim.
c. Masalah pos.
d. Informasi.
e. Harga.
B. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Pertukaran.
1. Prosedur Tukar-Menukar Terbitan Berkala.
2. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Hadiah.
3. Prosedur Perolehan Hadiah atas Permintaan.
4. Prosedur Perolehan Hadiah Tidak Atas Permintaan.
5. Pengadaan Terbitan Berkala Melalui Penerbitan Sendiri.
























MODUL VII
1. Macam-macam Bahan Nonbuku dan Pemanfaatannya.
A. Macam-Macam Bahan Nonbuku.
Berikut ini akan dijelaskan lebih terperinci lagi berbagai macam jenis bahan nonbuku yang lazim terdapat di perpustakaan.
1. Rekaman Suara.
Pustaka ini adalah rekaman suara dalam berbagai bentuk, misalnya piringan hitam, pita, piano rools, rekaman suara atas film.
Dilihat dari isinya, ada beberapa jenis rekaman suara diantaranya adalah berikut ini :
a. Rekaman musik.
b. Sandiwara.
c. Pembacaan Puisi.
d. Wawancara.
e. Seminar.
f. Ceramah.
g. Pelajaran bahasa.
h. Dongeng.
2. Gambar Hidup.
a. Film.
Film adalah gambar hidup yang merupakan perkembangan dari gambar biasa.
b. Rekaman Video.
Rekaman Video adalah istilah umum yang mencakup semua bentuk video, diantaranya yang berbentuk kaset video, dan piringan video.
c. Bahan Grafika.
Bahan grafika sebagai bahan tak tembus cahaya atau buram.
Contoh bahan grafika : gambar, bagan, flipchart, filmstrip, flashcard, dll.
d. Bahan Kartografi.
Bahan kartografi adalah semua karya yang merupakan representasi grafika dari bumu, bagian bumi, matahari, bulan, planet-planet, dan badan ruang angkasa lainnya.
e. Bentuk Mikro.
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua dokumen yang emnggunakan media film dan tidak dapat dibaca tanpa menggunakan alat bantu yaitu microreader.
f. Sumber Daya Elektronik.
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik. Bahan pustaka yang termasuk ke dalam jenis ini dikenal dengan istilah sumber daya elektronik..
B. Pemanfaatan Bahan Nonbuku.Bahan nonbuku Mmerupakan alat yang paling baik untuk menyebarkan informasi. Dengan adanya perubahan pola ini perpustakaan perlu menyesuaikan koleksinya sesuai dengan perkembangan teknologi

MODUL VII
1. Proses Pengadaan Bahan Nonbuku

A. Kriteria Seleksi.
Ada beberapa kriteria umum yang perlu di pertimbangkan dalam seleksi bahan nonbuku, yaitu berikut ini.
1. Kualitas Isi.
2. Kualitas Teknis.
3. Kualitas fisik.
4. Produsen/distributor.
Selain kriteria umum di atas, ada beberapa kriteria khusus untuk beberapa jenis bahan nonbuku sebagai berikut ini.
1. Bentuk Mikro
Untuk bahan pustaka dalam bentuk mikro, kualitas fisik sama pentingnya dengan kualitas isi. Untuk isi dapat digunakan kriteria bahan tercetak, misalnya buku atau terbitan berseri.
2. Bahan Pandang Dengar.
Dalam memilih bahan pandang dengan, kualitas fisik perlu diperhatikan pula. Pada umumnya bahan pandang dengar tidak dapat dilihat sebelum dibeli, kecuali film.
3. Bahan Kartografi.
Untuk bahan kartografi, peta harus dapat memberikan informasi yang cukup banyak. Tanda-tanda yang di pakai sebaiknya standar, serta skala yang digunakan harus cocok dengan kebutuhan perpustakaan.
4. Sumber Daya Elektronik.
Dalam melakukan seleksi bahan pustaka bentuk elektronik, harus dipertimbangkan perangkat keras yang tersedia. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam evaluasi alat seleksi, diantaranya adalah berikut ini:
a. Tujuan alat bantu tersebut.
b. Cakupan.
c. Kecepatan.
d. Siapa penulis tinjauan.
e. Isi tinjauan.
f. Data bibliografi.
g. Penyajiian.
h. Kegunaan.
i. Format fisik.
j. Harga.





MODUL VIII
1. Inventarisasi Berbagai Jenis Bahan Pustaka

A. Tugas dan Wewenang
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan bahwa tugas dan wewenang bagian inventarisasi bahan pustaka adalah berikut ini:
1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang di perlukan, sesuai dengan jenis dokumen.
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditentukan.
4. Menetapkan letak dan jenis serta melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan pada tiap dokumen yang diterima, yang khusus untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh ketentuan perguruan tinggi yang bersangkutan.
B. Prosedur Penerimaan.
Adapun prosedur penerimaan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya.
2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita, dan sekaligus periksa kondisi fisiknya.
3. Jika ada yang tidak sesuai, dengan pesanan, baik judul, pengarang, ISBN atau dalam keadaan rusak, kiriman tersebut disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan pergantian yang sesuai (klaim).
4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik.
5. Bahan pustaka terlebihdahulu diberi stempel kepemilikan dan stempel perpustakaan.
6. Bahan pustaka siap dicatat dalam buku induk.
C. Inventarisasi Buku.
Langkah-langkah penerimaan buku adalah berikut ini:
1. Buku-buku yang sudah diterima perpustakaan, baik buku yang dipesan atau tidak dipesan maka diperiksa terlebih dahulu.
2. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan maka buku tersebut disisihkan dan dikembalikan ke pengirimnya dengan permintaan untuk diganti.
3. Jika buku yang diterima dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan maka dibuatkan tanda terima, kemudian dikirimkan sebagai bukti penerimaan.
4. Buku dibubuhi stempel kepemilikan dan stempel nama perpustakaan atau lembaga.
5. Stempel pemilikan dibubuhi satu kali pada halaman verso dan stempel perpustakaan dibubuhi pada berbagai bagian, yaitu halaman depan, tengah dan belakang.





D. Fungsi Buku Induk.
Setelah diberi stempel, buku tersebut dicatat dalam buku induk. Adapun fungsi buku induk adalah berikut ini :
1. Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.
3. Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan pada saat / tahun tertentu.
4. Untuk membantu mengetahui judul-judul buku yang hilang.
5. Mengetahui jumlah koleksi buku, menurut jenis, bahasa, pembelian, hadiah maupun berdasarkan tukar-menukar.
E. Pencatatan Buku.
Garis besar pencatatan buku yang diterima adalah sebagai berikut :
1. Pencatatan buku ke dalam buku induk selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan buku tersebut.
2. Buku induk terbagi dalam kolom-kolom.
3. Tiap jilid buku mempunyai satu nomor induk.
4. Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor urut baru atau dapat dibuat berlanjut dari tahun ke tahun.
5. Jika buku hilang maka keterangan tersebut dicatat dalam buku induk.
F. Inventarisasi Majalah.
Pengisian stempel kepemilikan untuk majalah sama dengan pengisian pada stempel kepemilikan untuk buku. Setelah majalah diterima, langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan terhadap majalah-majalah yang datang tersebut. Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk :
1. Pencatatan majalah yang menjadi bagian dari koleksi.
2. Memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang.
3. Melihat riwayat majalah.
4. Mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang kosong.
Untuk melakukan pencatatan majalah terdapat beberapa macam sistem pencatatan. Menurut Sulistyo Basuki ada beberapa macam sistem pencatatan majalah yang diterima perpustakaan, seperti berikut :
1. Sistem Register.
2. Sistem buku besar.
3. Sistem dua kartu.
4. Sistem tiga kartu.
5. Kardex.
6. Sistem ing-griya.
G. Inventarisasi Bahan Nonbuku.
Seperti telah dijelaskan dalam modul sebelumnya, bahan nonbuku terdiri dari berbagai jenis bahan pustaka diantaranya adalah berikut ini :
1. Rekaman Suara.
2. Rekaman Video.
3. Bentuk Mikro.
4. Bahan Kartografi.
5. Bahan Grafika.
6. Sumber Elektronik.
Dalam mengelola koleksi bahan nonbuku, perlu dipikirkan pula penyimpanan, sistem pelayanannya, dan pemeliharaannya. Pada prinsipnya cara penerimaan dan pencatatannya adalah sama, yaitu sebagai berikut :
1. Penerimaan bahan nonbuku.
2. Pencatatan.

































MODUL VIII
2. Stock Opname

A. Tujuan.
Kegiatan stoke opname bertujuan untuk :
1. Mengetahui dengan cepat profil koleksi perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah dokumen menurut klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi, yang mencerminkan kondisi dokumen.
4. Mengetahui dengan tepat dokumen yang tidak ada katalognya.
5. Mengetahui dengan tepat dokumen yang dinyatakan hilang.
6. Mengetahui dengan tepat kondisi dokumen, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Kegiatan stock opname merupakan suatu kegiatan yang memiliki keuntungan juga kerugiannya. Adapun keuntungan yang dapat diperoleh dari kegiatan ini adalah berikut ini:
1. Dapat disusun daftar dokumen yang perlu disiangi karena sudah tidak sesuai lagi baik dari segi subjek, tahun, dan kondisi dokumen.
2. Dengan diketahuinya dokumen yang hilang, menunjukkan dokumen tersebut diminati pengguna.
3. Dapat diketahui laju kehilangan dokumen di suatu perpustakaan.
4. Dapat diperoleh susunan dokumen yang rapi dan sesuai dengan urutannya di rak.
5. Dapat dilakukan pembersihan dokumen dari debu dan kotoran lainnya.
Ada beberapa kerugian apabila kegiatan stock opname dilakukan, yaitu berikut ini :
1. Mengurangi kenyamanan bagi pengguna karena selama kegiatan semua dokumen yang sedang dipinjam ditagih untuk dikembalikan.
2. Selama kegiatan stock opname, banyak perpustakaan tidak memberikan pelayanannya kepada pengguna.
3. Memerlukan biaya yang relatif mahal.
Dalam melaksanakan kegiatan stock opname, terdapat beberapa metode yang dapat dilakukan yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan Daftar Pengadaan.
Pada metode ini daftar pengadaan dicocokkan langsung dengan dokumen dalam rak.
2. Menggunakan Daftar / Registrasi Yang Berisi Nomor Induk.
Seperti metode dengan daftar pengadaan, dengan metode ini daftar yang berisi nomor induk disiapkan, dan dicocokkan dengan dokumen di rak.
3. Lembar Lepas Berisi Nomor Induk.
Lembar lepas ini berisi nomor induk yang dibatasi sampai 100 nomor. Kemudian lembar lepas ini digandakan sesuai dengan jumlah petugas.
4. Kartu Uji.
5. Menghitung Dokumen.
6. Berdasarkan Sampel / Contoh.
7. Dengan Bantuan Komputer.
8. Shelf List.


MODUL IX
1. Perawatan Bahan Pustaka.

Tujuan perawatan dan pelestarian bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin agar bahan pustaka itu dapat digunakan secara optimal dalam jangka waktu yang cukup lama.
Perawatan koleksi bahan pustaka meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Reproduksi bahan pustaka.
2. Penjilidan dan laminasi.
3. Pencegahan faktor-faktor perusak koleksi.
Indonesia sebagai daerah tropis memiliki berbagai musuh buku. Secara garis besar, ada tiga faktor utama penyebab kerusakan bahan pustaka, yaitu faktor fisik atau mekanis, faktor kimiawi atau iklim, dan faktor hayati. Perlu diingat bahwa mencegah itu lebih murah daripadamemperbaiki yang sudah rusak.
Dalam rangka melaksanakan kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka maka diperlukan tenaga untuk merealisasikan kegiatan itu. Dalam kedinasan tentunya tenaga-tenaga itu harus berada dalam suatu struktur organisasi. Berdasarkan jenis dan besar kecilnya (ukuran) perpustakaan maka dakemukakan beberapa model organisasi perawatan dan pelestarian bahan pustaka.
Perawatan dan pelestarian bahan pustaka di indonesia masih menglami berbagai kendala, seperti kurangnya tanaga pelestarian, belum adanya lembaga pendidikan yang mengkhususkan diri pada bidang keahlian ini, dan belum jelasnya tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk keahlian ini. Di samping itu, banyak pimpinan serta pemegang kebijakan belum memahami pentingnya pelestarian bahan pustaka sehingga mengakibatkan kurangnya dana, perhatian, dan fasilitas yang tersedia. Setiap kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka itu diberlakukan pada suatu kondisi tertentu, tergantung pada keadaan bahan pustaka itu sendiri dan keadaan perpustakaan.

2. Penyiangan Bahan pustaka
A. Penyiangan Koleksi.
Penyiangan koleksi (weeding) adalah suatu praktik dari pengeluaran atau pemindahan ke gudang, duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna. Hasil penyiangan bisa saja dihadiahkan kepada perpustakaan lain, dipertukarkan, dijual murah kepada penggemar buku.
Penyimpanan di gudang menyebabkan bahan pustaka itu tidak dapat di akses oleh pengguna. Untuk menghemat tempat, penyimpanan di gudang harus seefisien mungkin agar dalam pencarian waktu diperlukan bahan pustaka mudah untuk ditemukan.

B. Perlunya dilakukan Penyiangan.
Ada empat alasan mengapa diperlukan penyiangan :
• Menghemat tempat
• Meningkatkan akses pada koleksi
• Menghemat dana
• Menyisihkan tempat untuk materi baru.

C. Penyiangan Berdasarkan Jenis Perpustakaan
Setiap perpustakaan mempunyai tujuan dan pengguna yang berbeda maka diperlukan penyiangan yang di antaranya :
1. perpustakaan umum
perpustakaan umum harus menyediakan koleksi yang diminati oleh pengguna yang sangat beragam. Jadi bahan pustaka yang tidak diminati oleh pengguna akan jadi bahan pustaka yang disisihkan ke gudang.
2. perpustakaan khusus
perpustakaan khusus biasanya paling sering menghadapi program penyiangan secara rutin karena perpustakaan khusus koleksinya sangat spesifik dan biasanya mereka hanya mendapatkan ruang yang sangat terbatas.
3. perpustakaan perguruan tinggi
tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, melayankan dan mendiseminasikan, melestarikan serta menyediakan secara lengkap pengetahuan manusia.
4. perpustakaan sekolah
perpustakaan sekolah banyak yang koleksinya dipenuhi buku – buku wajib yang erat kaitannya dengan kurikulum sekolah. Dengan seringnya pergantian kurikulum sekolah maka pustakawan sekolah harus secara kontinyu melakukan penyiangan.

D. Hambatan Untuk Melakukan Penyiangan
Hambatan utama dalam melakukan penyiangan adalah sebagai berikut :
1. Tidak punya waktu.
2. Penundaan pelaksanaan.
3. Takut melakukan kesalahan.
4. takut disebut sebagai orang yang suka menjual buku kiloan.

E. Kriteria Penyiangan
Penyiangan bukanlah proses yang cepat dan tidak dapat dikerjakan secara terpisah dari proses-proses lain dalam pengembangan koleksi. Adapun kriteria penyiangan adalah sebagai berikut :
1. Pustakawan harus memiliki peraturan tertulis mengenai penyiangan.
2. Hendaknya pustakawan meminta bantuan spesialis subjek dari bahan pustaka yang di siangi.
3. kriteria umum penyiangan adalah :
a. subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna.
b. Bahan pustaka yang suddah usang isinya.
c. Edisi terbaru sudah ada.
d. Bahan pustaka yang rusak yang tidak dapat diperbaiki kembali.
e. Bahan pustaka yang sudah tidak lengkap dan tidak dapat diusahakan lagi gantinya.
f. Bahan pustaka yang jumlah duplikatnya banyak, tapi frekuensi pemakaiannya rendah.
g. Bahan pustaka terlarang.
h. Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan memang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
i. Bahan pustaka yang tidak digunakan lagi, dan tidak dibutuhkan.

F. Kriteria untuk menyingkirkan koleksi ke gudang.
a. faktor yang menjadi pertimbangan dalam menggudangkan buku :
1. Kajian terhadap keadaan buku di rak.
2. Nilai sebuah judul buku dalam subjek yang dibahas buku itu.
3. Nilai historis yang dikandung oleh isi buku itu untuk bidang ilmu yang dibahasnya.
4. Keberadaan edisi lain buku itu.
5. Keberadaan buku lain dari subjek yang sama.
6. Tingkat pemanfaatan buku.
7. Kondisi fisik buku tersebut.
8. banyaknya buku harus seimbang dari pemasukan dan penggudangan.
b. alternatif untuk memilih buku yang akan digudangkan :
1. Penilaian dari satu atau lebih pakar pakar dari bidang ilmu yang sama dengan subjek buku yang dinilai.
2. penilaian terhadap pemanfaatan buku itu oleh pengguna dan karakteristik buku itu.
3. kombinasi dari kedua pendekatan diatas.

G. Prosedur Penyiangan.
1. Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
2. Pustakawan perlu mendata buku yang perlu disiangi.
3. Sertakan data pemanfaatan buku agar keputusan membuat penyiangan akurat.
4. Untuk mempercepat penyiangan pustakawan bisa membuat daftar dari bahan pustaka yan sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi.
5. Buku yang dikeluarkan dari koleksi kartu bukunya harus dikeluarkan.
6. buku tersebut harus di cap.
7. apabila bahan pustaka tersebut masih bisa dipakai orang lain maka dapat disisihkan.
8. bila pustakawan ragu maka buku tersebut digudangkan dahulu.
9. bila buku itu dalam beberapa tahun tidak dicari maka bisa dikeluarkan dari perpustakaan
10. bahan pustaka yang dikeluarkan pari perpustakaan dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku.